Avstemmingsmodulen i Periode & År tilbyr nå et utvalg av balansekontoer, automatisk generert dokumentasjon basert på importerte verdier fra ERP system (regnskapssystem).
Eksempler på autogenerert dokumentasjon er følgende:
- Påløpte kostnader
- Forskuddsbetalte inntekter
- Påløpte inntekter
- Forskuddsbetalte kostnader
- Annet mellomværende
For disse kontogruppene vil man kunne dokumentere saldo på konto ved å utføre ulike handlinger.
- Delutligning av poster
- Fullstendig utligning av poster
- Spesifikasjon av åpne poster
Eksempel:
I eksempelet nedenfor tar vi for oss opprettelse av autogenerert dokumentasjon for konto 1397 Forskuddsbetalt leasingkostnad.
Selskapet har den 01.05.2024 leaset et kjøretøy hvor de har betalt startleasing på kr 400 000 som vedrører en total periode på 36 måneder. Selskapet tar i bruk den nye dokumentasjonstypen f.o.m. rapportering januar-februar 2025. De har allerede kostnadsført 8 måneder av forskuddsleasingen i 2024.
Brukeren oppretter det nye dokumentasjonsvedlegget for konto 1397 ved å trykke på “binders” og opprette dokumentasjonstype “Forskuddsbetalte kostnader (autogenerert)”
Bruker får da opp følgende bilde:
Vi ser her at Periode & År finner periodens netto bevegelser til å være kr. -22 222,00 Utgående balanse på konto er kr. 288 886,00 Dette gir en avstemningsdifferanse på kr. 311 108,00 Årsaken til avstemningsdifferansen i dette tilfellet er at Periode & År ikke kjenner til de historiske bevegelsene fra tidligere perioder. Det må derfor spesifiseres hva den inngående balansen består av. I dette tilfellet består det av de 400 000,00 i forskuddsleasing fratrukket 8 måneder med kostnadsføring i 2024 som utgjør kr. -88 892,00. Dette registreres som to egendefinerte linjer som i avstemmingen vil komme i tillegg til periodens regnskapsførte transaksjoner.
Nå kan delutligning/utligning av åpne poster anvendes på disse egendefinerte linjene og eventuelle andre transaksjoner som tilhører denne transaksjonsgruppen.
Når man markerer "Velg"-boksen bak en post dukker det opp en ny dialogboks til høyre for periodens transaksjoner. Denne kalkulerer summen av de postene som markeres.
Delutligninger:
Om man markerer poster og disse ikke går i null basert på at det er en “restsaldo” vil valget "Delutligne" aktiveres. I bildet under ser vi at automatikk er aktivert og at fullstendige utligninger av beløp som går ut i null er behandlet av systemet.
Dersom automatikken er deaktivert vil brukeren måtte behandle disse manuelt.
Når man velger dette legges disse til som “Delutlignede poster” i en egen gruppe.
Merk at hovedlinjen i en delutligning vil alltid bestå av transaksjonen med høyeste sum.
Under delutlignende poster vil man alltid ha mulighet til å se historikken bakover i tid, i tillegg til den perioden man står i. Det er mulig å se historikk for følgende:
- Tidligere år
- Dette år frem til periodestart
- Denne periode.
Automatiske delutligninger: 
Periode & År foretar også som standard innstilling automatisk delutligninger av poster forutsatt at det finnes delutligninger i tidligere perioder.
Følgende automatikk benyttes når funksjonen er satt på:
|
Prioriterte utligningsregler |
Tittel |
Beskrivelse |
|
1 |
Like beløp og lik motkonto |
Poster som har samme beløp og motkonto lik delutligning fra foregående periode vil automatisk bli forsøkt delutlignet i inneværende periode. |
|
2 |
Like beløp D/K,lik motkonto og beskrivelse er 100 % lik |
Dersom man i en avstemning finner flere like beløp med lik motkonto enn antallet måneder i perioden man avstemmer, foreslås ikke delutligning automatisk. Systemet ser da i tillegg etter 100% match i kolonne for beskrivelse fra tidligere periodes delutligningsgruppe. |
Dersom vilkårene over ikke er tilstede vil brukerne måtte delutligne poster manuelt.
Når bruker har behandlet en delutligning manuelt vil systemet automatisk forsøke å kjøre automatikk for delutligning på nytt.
Ved ny import der det kommer en post med samme beløp som en tidligere automatisk delutligning har delutlignet, vil tidligere delutligninger ikke bli opphevet. Kun ikke-delutlignede poster vil etter en import av data bli forsøkt delutlignet automatisk av systemet.
Automatisk utførte delutligninger vil presenteres med følgende icon bak transaksjonen
Funksjonen for automatisk utligning kan deaktiveres ved bruk av en vippebryter i arbeidsbildet. I tillegg vil denne funksjonen deaktiveres dersom brukeren opphever en delutligning som systemet har utført. Bruker må da manuelt aktivere automatikken igjen.
Fullstendige utligninger:
Går f.eks to debet/kredit poster i null aktiveres valget “Utligne”
Når man velger dette legges disse til som “Utlignede poster”
Automatiske fullstendige utligninger:
Periode & År foretar også som standard innstilling automatisk utligninger av poster.
Følgende automatikk benyttes når funksjonen er satt på:
|
Prioriterte utligningsregler |
Tittel |
Beskrivelse |
|
1 |
Like beløp D/K og motkonto (res) |
Poster som har samme beløp (debet mot kredit) og der motkonto er en resultatkonto vil krysses mot hverandre under forutsetning av at det er like mange poster til debet og kredit. |
|
2 |
Like beløp D/K |
Deretter vil poster med samme beløp debet / kredit krysses mot hverandre, under forutsetning av at det er like mange poster debet som kredit. Er det ulikt antall poster med samme beløp debet/kredit, må postene krysses manuelt av brukeren. |
- Ved ny import der det kommer en post med samme beløp som en tidligere automatisk utligning har utlignet, vil tidligere utligninger ikke bli opphevet. Kun ikke-utlignede poster vil etter en import av data bli forsøkt utlignet automatisk av systemet.
- For delutlignende poster vil Periode & År se om det finnes nye poster med samme konto og beløp som en tidligere post som er delutlignet, og automatisk legge disse til som delutlignet. Dersom posten etter delutligningen går i null, vil den endre status fra delutlignet til fullstendig utlignet.
- Periode & År vil også se etter poster som samsvarer med restbeløpet på en delutligning for å se om det er poster med samme konto og med delutligningens restbeløp som kan knyttes til delutligningen for å utligne denne fullstendig.
Automatisk utførte fullstendige utligninger vil presenteres med følgende icon bak transaksjonen
Funksjonen for automatisk utligning kan deaktiveres ved bruk av en vippebryter i arbeidsbildet. I tillegg vil denne funksjonen deaktiveres dersom brukeren opphever en delutligning som systemet har utført. Bruker må da manuelt aktivere automatikken igjen.
Korrigering av feilaktige utligninger / delutligninger: Dersom man feilaktig har markert og utlignet / delutlignet poster kan dette oppheves og korrigeres ved å trykke på rød “X” i kolonne “Opphev”.
Når samtlige utligninger og delutligninger er utført vil man stå igjen med en spesifikasjon av konto ved periodeslutt. Denne spesifikasjonen består av alle poster som ikke er utlignet eller delutlignet mot andre poster samt resterende saldo på delutlignede poster som ikke er fullt utlignet.
Sammendraget består av:
- Avstemmingsbeløp
- Utgående balanse
- Avstemmingsdifferanse
Avstemmingsdifferanse oppstår kun hvis inngående balanse ikke er riktig spesifisert, noe som trigger at det er mulig å registrere egenopprettede linjer for å spesifisere inngående balanse (se foran om egenopprettede linjer).
Kopiering av data til neste periode:
Standardvalg settes alltid “Ja, med oppdaterte data”. Systemet vil da kopiere med seg eventuelle åpne poster, samt grupperinger av delutligninger til neste periode. I tillegg vil det fremkomme nye bevegelser på konto i den nye perioden. Dersom man man ikke ønsker å fortsette denne avstemmingen i neste periode vil man måtte velge alternativet “Nei, ikke kopier”
Se illustrasjon nedenfor av data kopiert fra perioden over og til neste periode når valget “Ja, med oppdaterte data” er valgt.
Rapport:
Det kan genereres en rapport for den enkelte avstemming under Rapporter/Dokumentasjon - Balanseavstemming. Rapporten vil vise sammendrag av avstemmingen i perioden, eventuelle åpne poster, samt en spesifikasjon av delutligninger for aktuell periode.
