Velger du å bytte ERP-løsning i løpet av året, er det noen punkter du må være oppmerksom på.
Permanent låsing av perioder
Før du kan endre til ny datakilde for ERP-system, må tidligere regnskapsperioder være låst. Disse periodene vil bli permanent låst etter at data fra ny datakilde er lest inn.
Merk: Selv om du sletter periodene og dataen fra den nye datakilden, kan du ikke åpne de gamle periodene eller bytte tilbake til tidligere datakilde. Ta kontakt med support dersom det er skjedd en feil her.
Alle avstemminger og oppdateringer må være gjort, før du velger å endre til ny datakilde i Periode & År.
I datagrunnlaget fra ny datakilde vil det ligge en IB-postering. Det er denne IB-en som Periode & År vil benytte videre. Den må derfor sammenfalle med UB fra gammel datakilde. som er lest inn i Periode & År.
Dersom du endrer regnskapskonto fra UB i gammelt system til en annen regnskapskonto i IB i nytt system, vil dette skape differanser i avstemmingen. Anbefalingen vår her er å benytte den "gamle" regnskapskontoen når du legger inn IB i nytt system, deretter oppretter du en manuell postering i det nye systemet som dokumenterer endringen fra gammel konto til ny konto.
Oppslag mot bokførte transaksjoner
Det vil ikke være mulig å gjøre direkte oppslag mot transaksjoner i perioder hvor data er lest inn fra gammel løsning. Ønsker du å gjøre oppslag mot disse transaksjonene, må du gå inn i periodene hvor tidligere datakilde har vært benyttet. Der vil de fremdeles være tilgjengelig sammen med eventuelle bilagsdokumenter.
Avstemming av terminoppgaver.
Når du åpner en termin som er lest fra den nye datakilden, vil tidligere terminer vises med 0 som bokførte verdier. Det vil skape en differanse i den totale avstemmingen. For å få oppdatert disse tallene, må du kjøre en oppdatering av dataene.
Det gjør du ved å trykke på oppdateringsknappen ↻ øverst i høyre hjørnet.
Da vil det som ligger i den forrige terminen for alle tidligere terminer, flyttes over som grunnlag for denne terminen. Selv om bokførte beløp har en understreking som tyder på at det er mulig å gjøre oppslag for å se transaksjonene, vil det ikke være mulig.