Forebygge og rette permanent låste perioder ved dataimport

Denne artikkelen forklarer hvordan du kan administrere og forebygge permanent låste perioder ved dataimport, og gir konkrete trinn for å rette opp dersom perioder allerede er permanent låst.

Kort oppsummering

• Perioder blir permanent låst når importkilde endres. Systemet viser flere advarsler ved bytte av importkilde.
• Permanent låste perioder kan ikke åpnes eller gjenopprettes direkte; korreksjon krever sletting av regnskapsår og reimport.
• Ikke bytt importkilde unødvendig for å unngå permanent låsing.

Hvordan permanent låste perioder oppstår

• Når importkilden endres (for eksempel fra Excel til SAF-T eller omvendt), blir alle låste perioder importert fra den tidligere kilden permanent låst.
• Endring av importkilde gjelder bare for nye, uåpnede perioder; allerede påstartede eller låste perioder beholder alltid den gamle importkilden.
• Systemet viser flere varsler ved bytte av importkilde for å gjøre brukeren oppmerksom på konsekvensene.

Forebyggende tiltak

• Unngå å bytte importkilde hvis du ikke er sikker. Så lenge du ikke bytter importkilde igjen, vil ingenting bli permanent låst.
• Planlegg overgangen til ny importkilde på forhånd (for eksempel fra Excel til SAF-T) og bestem fra hvilken periode dere vil begynne å bruke den nye kilden.
• Følg systemvarslingene nøye når dere vurderer å bytte importkilde.

Trinn for å rette opp permanent låste perioder

1. Ta sikkerhetskopi av alle relevante data før du begynner. (Sletting fjerner alle data for det regnskapsåret.)
2. Gå til Innstillinger → Regnskapsår.
3. Slett regnskapsårene i omvendt rekkefølge (eldste til nyeste) ved å klikke søppelbøtteikonet ved årstallet.
   • Når du blir bedt om å bekrefte, skriv inn årstallet for sluttdato (YYYY) for det året du skal slette (f.eks. skriv 2026 for å slette 2026).
4. Bytt importkilde til ønsket kilde (for eksempel SAF-T).
5. Importer dataene på nytt for det aktuelle regnskapsåret med riktig importkilde.
6. Start avstemming og arbeid med perioder etter at korrekt import er gjennomført.

Tips ved overgang til SAF-T

• Hvis planen er å begynne å importere SAF-T og gjøre periodevis avstemming fra en bestemt startperiode (for eksempel 01.01.2026), slett det aktuelle regnskapsåret som beskrevet, bytt importkilde til SAF-T, og importer SAF-T-filen for det året før dere begynner avstemming.
• Hvis dere kun importerer sluttbalanser (UB) fra Excel og ikke gjør periodevis avstemming, kan det være begrenset nytte av periodeavslutningsfunksjonen.

Feilsituasjoner og anbefalt fremgangsmåte

• Hvis en periode allerede er permanent låst, kan den ikke nullstilles eller åpnes direkte. Korrigering krever sletting av hele året og reimport.
• Ved problemer med en SAF-T-fil er det anbefalt å forsøke å finne og rette feil i SAF-T-filen fremfor å skifte til Excel, siden Excel-import kan hindre god periodevis avstemming.

Konklusjon For å unngå permanent låsing av perioder: ikke bytt importkilde uten klar plan og oppmerksomhet på systemets varsler. Hvis permanente låste perioder allerede forekommer, må du slette regnskapsåret i omvendt rekkefølge, bytte til riktig importkilde og importere dataene på nytt. Husk å ta sikkerhetskopi før sletting.