Slik oppretter du avstemmingsskjema for Forskuddsbetalte kostnader i Sticos Oversikt:
- Gå til avstemmingsmodulen i Sticos Oversikt.
- I saldobalanse-visningen navigerer du til kontoen for Forskuddsbetalte kostnader(174X) og trykker på kontonummeret/-navnet. Du vil da bli navigert til en ny sidevisning.
- For å opprette nytt skjema for den aktuelle perioden velger du en av de blå boksene med navn Forskuddsbetalte kostnader måned eller Forskuddsbetalte kostnader termin ut fra hva du ønsker å avstemme.
Avstemming mot bokførte opplysninger
Skjemaet har 3 tabeller: Forskuddsbetalte kostnader, Forslag til nye rader og Andre transaksjoner.
Det anbefales at du jobber deg gjennom tabellen Forslag til nye rader og legger til de aktuelle forslagene i tabellen Forskuddsbetalt kostnader. Når alle forslagene i Forslags-tabellen er tatt stilling til, sjekker du om du har differanse mellom Sum saldo og Saldo ifølge hovedbok. Hvis det er tilfelle, kan du se om du fortsatt har transaksjoner i tabellen "Andre transaksjoner".
Forskuddsbetalte kostnader
Det er saldoen fra radene under Forskuddsbetalte kostnader som telles med i "sum saldo" nederst på siden, under “Beregninger”. Tabellen vil automatisk ta med linjene som er avstemt i forrige periodes/termin.
Du kan legge til en manuell rad ved å trykke på "Legg til rad" under tabellen.
Feltene Bilagsnr og Beskrivelse er manuelle tekstfelter som kun er informasjonsfelter. Feltene Bilagsdato, Beløp til fordeling, Start og Slutt brukes til å regne ut antall måneder, beløp pr. måned, Tidligere kostnadsført, Kostnadsført denne terminen og Saldo. I tillegg kan feltene Tidligere kostnadsført og Kostnadsført denne terminen overskrives.
Tidligere kostnadsført summerer Kostnadsført denne terminen + Tidligere kostnadsført fra forrige avstemte periode/termin.
Du kan fjerne radene i “Forskuddsbetalte kostnader” ved å trykke på tegnet helt til høyre på raden.
- “x”-tegnet flytter raden ned til “Forslag til nye rader”.
- “
”-tegnet sletter raden.
Forslag til nye rader
Tabellen “Forslag til nye rader” viser forslag til periodiseringer som tilhører perioden. Forslagene er basert på posteringene som er bokført i perioden/terminen du avstemmer.
Logikken baserer seg på at periodiseringen er ført på et bilagsnummer.
Merk at forslagsfeltene (Bilagsdato, Beløp til fordeling, Start måned, antall måneder og beløp pr. måned) kan avvike fra faktisk bokført. Du må derfor kontrollere at feltene er riktig. Feltene “Start måned” og “Antall måneder” angir når periodiseringen starter og hvor mange måneder den skal periodiseres.
Eksempel: Dersom kostnaden skal periodiseres i juli, august og september, legges det inn “juli/2024” og “3” (som i bilag 870 under).
Dersom Beløp til fordeling, start måned eller antall måneder er feil, anbefales det å korrigere dette i Forslagstabellen, før du flytter linjen opp i den øverste tabellen. Dersom du gjør endringer på noen av forslagene, vil linjen bli markert med 
til høyre. Denne kan du trykke på for å tilbakestille forslaget slik det var i utgangspunktet.
For å flytte forslaget opp til tabellen Forskuddsbetalte kostnader, trykker man på “+”-tegnet til venstre på linjen. Du kan også markere alle forslagene med ett trykk i tabell-headeren.
Dersom man gjør endringer i noen av feltene Beløp til fordeling, start, slutt og/eller Kostnadsført denne terminen, vil systemet varsle ifra om beløpet i feltet Kostnadsført denne terminen avviker fra det som er registrert i ERP-systemet. Feltet blir merket blått, og man får en feilmelding om man holder musepekeren over feltet (som du ser på bilagsnr 899 over).
Når et bilagsnummer er registrert i “Forskuddsbetalte kostnader”, vil transaksjoner med samme bilagsnummer skjules fra tabellene “Forslag til nye rader” og “Andre transaksjoner”. Dersom du vil at disse linjene fortsatt skal vises i de nevnte tabellene, kan du markere checkboksen “Vis avstemte bilag i tabellene under”.
Andre transaksjoner
Tabellen “Andre Transaksjoner” inneholder alle kredit-posteringer som er bokført i perioden/terminen. Disse kan du også flytte opp til den øverste tabellen ved å trykke på plusstegnet, men vil komme uten forslag til periodisering. Kun inneværende termin/måned.
Beregninger
Sum saldo hentes fra tabellen “Forskuddsbetalte kostnader”.
Sum ifølge hovedbok henter saldoen fra saldobalansen i ERP-systemet.
Avrunding tar ikke hensyn til differanser på +/- 1 kr. Feltet kan også benyttes til å legge inn større avvik.
Forklaring på avvik kommenteres nederst under “Kommentar”.