Hvordan finne og rette avstemmingsdifferanser i lønn

Dette dokumentet forklarer hvordan du håndterer avstemmingsdifferanser og feil i lønns- og skattebehandling i Periode & År, med konkrete fremgangsmåter for å identifisere, korrigere og dokumentere avvik.

Kort oppsummering

• Differanser oppstår når tall rapportert i A-meldingen via Altinn ikke stemmer overens med bokført saldo i regnskapet.
• Systemet henter skyldig finansskatt og andre lønnsrelaterte beløp fra A‑meldingen og sammenstiller dette med bokførte balansekontoer.
• Mange differanser kan forklares eller rettes ved å kontrollere kontering, referansekontoer, periodiseringer, betalingsbilag og ved å legge inn manuelle korreksjoner i avstemmingsbildet.

Hvordan avstemmingen er satt opp (kilder og logikk)

• Beløp for skyldig finansskatt og andre lønnsbeløp hentes automatisk fra A‑meldingen via Altinn.
• Systemet sammenligner disse rapporterte tallene med bokført saldo på relevante balansekontoer (for eksempel konto 277x for arbeidsgiveravgift eller 2772 for skyldig finansskatt).
• Differanser oppstår når rapportert utbetalt lønn (A‑melding) avviker fra påløpt lønn ført i regnskapet (for eksempel periodiseringer).

Trinn for å finne og dokumentere årsaken til en differanse

1. Åpne avstemmingsmodulen for lønn/AGA i Periode & År.
2. Klikk på differansebeløpet eller de blå tallene i avstemmingsbildet for å vise transaksjonsdetaljer og spore hvilke poster som ligger til grunn.
3. Kontroller følgende:
   • At referansekontoer i resultat- og balansekontoer er brukt korrekt.
   • At lønnskjøringer er bokført mot riktige kontoer (særlig kontoer knyttet til forskuddsskatt og kto2600 der relevant).
   • At lønnskjøring og betaling er bokført separat (lønnskjøring og betalingsbilag på forskjellige bilagslinjer). Lønnskjøringer som er bokført samme dag bør betales samlet i ett beløp for at automatiseringen skal kunne skille lønn fra betaling.
   • At betalingsinformasjon og registrerte betalte terminer stemmer med faktisk betalt termin og bilagsnummer.
4. Når avvik skyldes periodisering (påløpt, ikke utbetalt lønn):
   • Legg inn en manuell korreksjon i kolonnen "Bokført" for det aktuelle avstemmingsområdet for å forklare differansen.
   • Bruk kommentarfeltet i avstemmingen til å dokumentere årsaken (for eksempel at beløpet er en periodisering).
5. Etter endringer, kontroller at differansen oppdateres og at dokumentasjonen i kommentarfeltet forklarer justeringen.

Praktiske tiltak ved vanlige årsaker til differanser

• Periodisering / påløpt lønn
  • Forklaring: A‑meldingen rapporterer kun utbetalt lønn; regnskapet kan ha påløpt lønn som ikke er rapportert.
  • Tiltak: Legg inn manuell korreksjon i "Bokført"-kolonnen og legg til forklarende kommentar.
• Feil kontering eller feil mapping i kontoplanen
  • Tiltak: Kontroller og korriger referansekontoer for resultat- og balansekontoer slik at systemet mapper riktige poster til avstemmingen.
• Betalingsinformasjon og betalte terminer viser feil termin
  • Tiltak: Sjekk betalingsbilaget og at terminreferanser stemmer med faktisk betalt termin; korriger betalingsinformasjonen om nødvendig.
• Forskuddsskatt og kto2600
  • Forklaring: For å identifisere forskuddsskatt kreves at bilag er ført mot kto2600. Overgang fra egen skattetrekkskonto til bruk av kto2600 kan kreve manuell overstyring.
  • Tiltak: Sørg for at bilag for forskuddsskatt er bokført mot kto2600 og at lønnskjøringer og betalinger er separert slik at systemet kan finne og matche disse automatisk.

Feilsøkingstips og god praksis

• Klikk på beløp i avstemmingsbildet for å få transaksjonsdetaljer — dette hjelper med å spore hva som ligger bak differansen.
• Når differanser løses ved å klikke på de blå tallene, vurder å dokumentere hva som ble gjort i kommentarfeltet.
• Sørg for konsekvent praksis for bokføring av lønn: lønnskjøring og betaling på egne bilag gjør det enklere for systemet å automatisk fylle inn avstemmingsfelt.
• Bruk kommentarfelt aktivt for intern dokumentasjon og revisjonsspor for alle manuelle korreksjoner og periodiseringsforklaringer.

Oppsummering

• Differanser mellom A‑melding og regnskap oppstår typisk på grunn av periodisering, konteringsfeil, feil referansekontoer eller uoverensstemmelser i betalingsinformasjon.
• Systemet tilbyr funksjonalitet for å vise transaksjonsdetaljer og legge inn manuelle korreksjoner i "Bokført"-kolonnen i avstemmingsbildet, samt kommentarfelt for dokumentasjon.
• Følg trinnene ovenfor: innhent transaksjonsdetaljer, kontroller konto‑mapping og betalingsbilag, legg inn manuelle korreksjoner ved behov, og dokumenter alt i kommentarfeltet for revisjonsspor.

Hvis du ønsker mer detaljert veiledning i avstemmingsbildet (for eksempel skjermbilder eller trinnvis gjennomgang i brukergrensesnittet), kan du be om en konkret gjennomgang.