Hovedadministrator og Kompetanseadministrator kan legge til og følge opp kompetanser på de ansatte. Den ansatte kan selv legge til og redigere egne kompetanser.
Den ansatte og Kompetanseadministrator får varsel om kompetanser som utløper.
Ansatte ser ikke hverandres kompetanser.
Hva kan Kompetanse hjelpe dere med?
- Hold oversikt over hvem som har hvilke kompetanser og hva som eventuelt mangler
- Lag CV'er til anbudsrunder
- Få varsel når en kompetanse utløper eller bør fornyes
- Filtrer på kompetansetyper og finn riktig person for jobben
En ansatt kan selv administrere sine egne kompetanser. Ansattes kompetanse ligger under HMS-verktøy i menyen.
Administrator finner Kompetanse under HMS-innstillinger i menyen. Her kan kompetansegruppene og typene administreres.
Kompetansegruppene er identiske med ansattgruppene dere har satt opp under Ansatte og tilganger.
Kompetansegruppene må få en administrator. Hovedadministrator kan se alle kompetanser på alle personer, men for at en leder uten rollen Hovedadministrator skal få tilgang til sine ansattes kompetanse, må lederen få rollen Kompetanseadministrator på den aktuelle gruppen.
En kompetansegruppe kan ha flere administratorer, og en person kan være administrator for flere grupper. Kompetanseadministrator får varsel når dette er aktivert for en kompetanse. Kompetanseadmin får varsler for alle sine ansatte, og den ansatte selv får også varsel på egen kompetanse når den utløper.
Trykk på Admininistrer på en kompetansegruppe for å legge til en administrator.
Kompetansetyper
Vi har laget noen ferdige kompetansetyper som er klare til bruk. Dere trenger ikke opprette flere hvis dere ikke har behov for dette, men i mange tilfeller ønsker ledelsen å ha en mer spesifikk oversikt over de ansattes kompetanse. Hovedadministrator kan legge til flere kompetansetyper. Trykk på Legg til kompetansetyper.
Dere kan enten legge til flere hovedtyper av kompetanse, eller lage undertyper på en eksisterende hovedtype.
For å opprette en ny undertype på en eksisterende hovedtype, trykk på blyanten på hovedtypen.
Trykk på Opprett ny undertype. Skriv inn navnet på undertypen og trykk Lagre.
Ansatte og administratorer kan nå benytte denne kompetansetypen.
Legge til kompetanser på ansatte eller seg selv
Ansatte kan selv opprette egne kompetanser. Administrator kan også opprette kompetanser på vegne av ansatte. Den ansatte får ikke varsel om at en kompetanse har blitt opprettet på deres vegne.
Visse felter er obligatoriske og må fylles ut. Disse er markert med en rød stjerne.
Dette gjelder feltet Tittel, Hovedtype og (hvis en administrator gjør det) Tildel til brukere.
(Den ansatte ser ikke feltet Tildel til brukere, de kan bare opprette en kompetanse på egen bruker).
Hvis det finnes en undertype på hovedtypen, vil dette feltet bli synlig etter at hovedtypen er valgt.
Du kan opprette samme kompetanse på mange brukere ved å velge flere brukere på én gang. Obs! Du har ikke mulighet til å legge til vedlegg i samme operasjon, disse må eventuelt lastes opp i ettertid.
Når kompetansene er lagt inn, vil administrator ha mulighet til å filtrere på person, typer, oppnådd dato eller utløpsdato. Trykk på Filtrer. Du kan filtrere på flere typer og undertyper samtidig, for å finne de personene som har riktig kombinasjon av kompetanser.
Eksport
Trykk på Eksporter for å se hvilke typer eksport som finnes.
Det er de kompetansene du eventuelt har filtrert på som vil bli med i eksporten.
Eksporter CV med eller uten vedlegg lager en zipfil med CV'ene til de valgte personene.
Eksporter liste til Excel eller PDF lager en liste over alle de valgte kompetansene. Denne listen tar ikke med vedlegg.
Last ned alle vedlegg lager en zipfil med alle vedlegg i de valgte kompetansene.
Profil
Den ansatte kan selv administrere egen profil ved å laste opp egne kompetanser, og legge til bilde, tittel og beskrivelse, for å bygge egen CV.
Administrator kan foreløpig ikke legge til bilde og tittel på vegne av ansatte.
OBS!
Vær sikker på at du velger riktige personer som Kompetanseadministratorer.
Kompetanseadministratorer får tilgang til mye informasjon om ansatte, og bør helst være personer med lederansvar.
Enkelte ganger kan det være behov for å legge inn kompetanser som inneholder sensitiv informasjon. Dette kan f.eks. være førerkort som viser personnummer, eller helseattester i offshorebransjen. Last i så fall opp redigerte kopier hvor den relevante informasjonen fortsatt er med, men hvor sensitive opplysninger er strøket ut.
Kontakt Sticos dersom du trenger råd om GDPR.