Migrering av data mellom to Sticos Oversikt-databaser

Hva flyttes når to firmaer slås sammen i Sticos Oversikt

Når to firmaer slås sammen, kopieres innholdet fra det ene firmaet (kilden) inn i det andre (målet). Kilden røres ikke – ingenting slettes eller endres der.

Før sammenslåingen velges hvilke klienter som skal med: alle, bare aktive, eller et utvalg. Alt som beskrives under, flyttes bare for de valgte klientene. Innhold som tilhører andre klienter, blir liggende i kilden.

Klienter, kontaktpersoner og klientdokumenter

Klienter:

Klientene (kundeselskapene): Finnes det allerede en klient med samme organisasjonsnummer i målet, slås de to sammen. Ellers opprettes klienten som ny. Nye klienter blir aktive når sammenslåingen er ferdig.
Tilleggsopplysninger om klienten
Klientkategorier: Kategoriene klienten er merket med
Bransje
IT system fra kundekortet

Kontaktpersoner:

Kontaktpersoner på hver klient: Styremedlemmer, eiere, daglig leder osv.
Rollehistorikk: Når noen f.eks. var styreleder
Reelle rettighetshavere
Utførte identitetskontroller: Hvem som kontrollerte, og når

Risikovurderinger:

Risikovurderinger per klient: Selve vurderingen, inkludert PDF-en
Detaljer, poeng og tiltak i hver vurdering
Utfylte hvitvaskingsskjemaer: Svarene som gir risikoscoren
Firmaets egne risikokategorier: Kan kopieres, gis nytt navn, slås sammen med en kategori som finnes i målet, eller utelates

Det kan velges om alle vurderinger skal med, bare den siste per klient, eller ingen.

Rutinevurderinger og kvalitetskontroll:

Rutinevurderinger per klient: Inkludert dokumentet
Innholdet i vurderingene: Kategorier, formål, beskrivelser og risikoelementer
Rutinebiblioteket: Firmaets egne maler for formål, beskrivelser, kontrollpunkter og risikoelementer Kvalitetskontroller: Interne kvalitetsgjennomganger gjort på en klient

Det kan velges om alle rutinevurderinger skal med, bare den siste per klient, eller ingen.

Fullmakter:

Fullmakter per klient: Hvem som har fullmakten, og hvem den er delegert til
Alle fullmaktstyper: Altinn, bank, forsikring, pensjon og egendefinerte

Det kan velges om alle fullmaktstyper skal med, bare utvalgte typer, eller ingen.

Oppdragsavtaler og digital signering:

Signerte oppdragsavtaler: Inkludert PDF-en
Signeringer: Alt som er sendt til e-signering: dokumentene, hvem som skulle signere, og status

Notater, prosesser og e-post:

Klientnotater: Notater, hurtignotater og kommentarer om eierinformasjon
Klientprosesser: Sjekklister (f.eks. ved oppstart og avslutning av en klient) med alle steg
E-postlogg: Oversikt over e-poster sendt om en klient, med vedlegg

Filer og dokumenter:

Klientarkivet: Alle mapper og filer i arkivet for de valgte klientene – avtaler, risikovurderinger, korrespondanse osv. Legges under riktig klient i målet.
Opplastede klientfiler
Signerte dokumenter

Ansatte og tilganger

Ansatte:

Kun aktive ansatte. En ansatt gjenkjennes på e-postadresse: finnes personen allerede i målet, brukes den eksisterende brukeren; ellers opprettes en ny med navn, e-post, tittel, telefon og ansettelsesdatoer.
Avdelinger: Opprettes som nye i målet, eller slås sammen med en avdeling som finnes fra før Grupper / team: Opprettes som nye i målet, eller slås sammen med grupper som finnes fra før Roller og rettigheter: Roller gjenkjennes på navn ("Medarbeider", "Leder" ...). Roller som mangler i målet, opprettes med samme rettigheter.
Hvem som har hvilken rolle på hvilken klient (inkl. oppdragsansvarlig): Bare for ansatte og klienter som faktisk ble flyttet. Roller på klienter som ikke ble valgt, faller bort. Roller som gjelder hele firmaet, beholdes.
Stillingsprosent: F.eks. "80 % fra 1. januar"
Invitasjons-e-post: Nyopprettede ansatte kan få en invitasjon til å logge inn

For hver ansatt kan det velges å kopiere, opprette med ny e-postadresse, slå sammen med en eksisterende bruker eller utelate. For roller, grupper og avdelinger kan det velges å slå sammen med eksisterende, opprette ny eller utelate.

Flyttes ikke: klientsvartelisten – den gjelder kildefirmaets egne klienter.

Gjøremål og oppdrag

Oppdragsmaler:

Firmaets standardoppsett for gjentakende arbeid: navn, beskrivelse, hvor ofte det skal gjøres, helligdagshåndtering, kategorier, om det skal med i oppdragsavtalen, og alle jobbene i malen med frister og rekkefølge
Oppdrag per klient: For hver valgt klient: oppdragets navn, beskrivelse, gjentakelse, startdato, ansvarlig og kvalitetssikrer, og jobbene
Gjøremål: Gjøremålene lages på nytt i målet ut fra de kopierte oppdragene – gamle Gjøremål kopieres ikke

For hver mal kan det velges å kopiere malen og opprette oppdrag (standard), kopiere bare malen, bruke en mal som allerede finnes i målet og opprette oppdrag under den, eller utelate.

Flyttes ikke: Historikk på oppgaver: hva som er fullført, når, timer ført, kommentarer og vedlegg

Avstemming

Avstemmingsdata knyttes til klienten via Org.nr. integrasjon / Organisasjonsnummer. Har målet allerede avstemmingsdata for en klient, beholdes målets data og kildens utelates – med mindre det på forhånd er avtalt at målets data for den klienten skal erstattes.

Avstemmingene:

Selve avstemmingsarbeidet per klient, år, periode og konto
Avstemmingsstatus: Avstemt / ikke avstemt, beløp, verifisert – per konto og periode
Kommentarer
Vedlegg: Opplastede filer knyttet til avstemmingene
Avstemmingsmaler: Kan kopieres over eller man kan peke til maler som eksisterer i målet

ERP integrasjoner

Integrasjonsoppsett: Kun for nettbaserte ERP system
Sykroniserte data fra ERP systemene: Kun for aktive klienter

Flyttes ikke: Regnskapsdata for klienter som er inaktive i kilden, og regnskapsdata for klienter som allerede er aktive i målet (målets data beholdes). Lokale ERP installasjoner blir ikke automatisk flyttet, men synkroniserte data på migreringstidspunktet blir overført.

Slik gjenkjennes ting på tvers av de to firmaene

Klient: Organisasjonsnummer
Ansatt: E-postadresse
Rolle: Navn
Gruppe / avdeling: Valg gjort før sammenslåingen, ellers opprettes ny
Klient- og risikokategorier: Valg gjort før sammenslåingen, ellers kopieres
"Opprettet av / endret av": Peker på riktig person i målet; ble personen ikke flyttet, blir feltet stående tomt
Dokumenter og filer: Legges under riktig klient i målet