Alle kan se egne oppgaver. Hovedadministrator kan også følge med på andres oppgaver.
Mine oppgaver er en oppsamling av alle utestående oppgaver i Personal.
En oppgave kan være et tildelt tiltak, kompetanser du må følge med på, stoffer som utløper eller nye avvik. Oppgaven kommer til den som er satt som administrator for de enkelte HMS-skjemaene, ofte gruppevis.
Mine oppgaver
Default vises dine egne oppgaver. Det er altså de oppgavene som er tildelt deg, enten fordi du er administrator for det aktuelle emnet, eller fordi oppgaven har blitt tildelt deg av en administrator.
I menypunktet Mine oppgaver ser du et lite tall, tallet viser hvor mange oppgaver som ligger på deg.
Oppgavene er delt opp etter type HMS-verktøy. Du kan klikke på den lille pilen til høyre for å åpne emnet og se detaljer om oppgaven.
Enkelte av oppgavene kan ha et rødt utropstegn til høyre. Dette betyr at fristen er utløpt.
Du kan trykke på Tittel for å gå direkte til oppgaven.
Andres oppgaver
For å se andres oppgaver, trykk på Alle øverst til høyre.
Her kan du følge med på oppgaver som er tildelt andre.
Legg merke til at Avvik har to typer oppgaver. Nye registrerte avvik er varsel om at et avvik har kommet inn og er foreløpig ubehandlet. Disse varslene kommer til Avviksadministrator.
Tildelt tiltak er oppgaver opprettet av Avviksadministrator til andre (eller seg selv) på et avvik som er under behandling.
Varsler
Varsler kommer både på e-post og i Mine oppgaver. Dette er en oversikt over hvem som får varsler og når.
Avvik
Avviksregistrerer (innsender av avviket) får varsel når avviket er registrert og når det er fullført.
Avviksbehandler (administrator) får varsel når et nytt avvik blir registrert på et avviksskjema som personen er administrator for.
Avviksbehandler får også varsel når alle tiltak er fullført.
Tiltaksansvarlig (person med et tildelt tiltak) får varsel når et tiltak blir tildelt.
Tiltaksansvarlig får enda et varsel dagen før fristen på tiltaket.
Hvis Tiltaksansvarlig ikke har fullført tiltaket når fristen er passert, går det ut enda et varsel dagen etter fristen.
Risiko
Tiltaksansvarlig (person med et tildelt tiltak) får varsel når et tiltak blir tildelt.
Tiltaksansvarlig får enda et varsel dagen før fristen på tiltaket.
Hvis Tiltaksansvarlig ikke har fullført tiltaket når fristen er passert, går det ut enda et varsel dagen etter fristen.
HMS-hjul
HMS-hjul administrator får varsel en måned før et punkt forfaller. Det er ni punkter i HMS-hjulet, disse ni varslene vil sendes ut separat før et spesifikt punkt forfaller.
Stoffkartotek
Stoffkartotekadministrator får varsel på opprettet varslingsdato når et stoff trenger oppfølging.
Kompetanse
Kompetanseadministrator og kompetanseinnehaver (personen kompetansen er registrert på) får varsel på opprettet varslingsdato når en kompetanse trenger oppfølging.
Nyheter
Alle mottakere av nyheter får varsel på nyheten. Om en person er mottaker av en nyhet bestemmes av hvilke grupper som har fått nyheten, og om personen er med i noen av disse gruppene.