Rutiner foretaket

Rutiner for foretaket

Utdrag fra GRFS 2.1

Regnskapsforetaket skal ha forsvarlig kvalitetsstyring. Kvalitetsstyringen skal omfatte retningslinjer og rutiner for å sikre at foretakets regnskapsoppdrag utføres og dokumenteres i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk

Under Mitt foretak > Rutiner foretaket i Sticos Oversikt, finner du rutinene for ditt regnskapsforetak. Alle ansatte vil som standard kunne Lese rutiner og ha tilgang til dette menypunktet.

Les rutiner

Alle ansatte har som standard lestilgang til rutiner. Når din bedrift har lagt ut en ny rutine så vil du få et varsel i bjellen i Sticos Oversikt. Du kan gå direkte til rutinen fra bjellen eller via menypunktet.
Øverst vil du se de uleste rutinene som må leses og bekreftes. Trykk på en og en boks. Når det er lest og forstått så trykker du på knappen "Innholdet er lest og forstått". Boksen vil da forsvinne og rutinen vil legge seg under Leste rutiner.

Administrer rutiner

Fanen Administrer under Mitt foretak > Rutiner foretaket er tilgjengelig for den eller de personene som har rollen Daglig leder, Kvalitetsansvarlig, Hvitvaskingsansvarlig eller IT-ansvarlig. Samt Administrator i Sticos Oversikt. Foretaksrollene har som standard Skriv på Rutiner, og dette tilgangsstyres fra Grupper og Tilganger på Foretagskortet under Mitt foretak.

Opprette nye rutiner

For å legge til ny rutine for foretaket, klikk på Lag ny.
Fyll inn informasjon i den blanke rutinen for en fyldig beskrivelse av rutinen, hvem som er ansvarlig for utarbeidelse, vedlikehold og oppfølging, og hvilke arbeidsprosesser rutinen er knyttet til. Du kan legge til flere ansvarlige og flere arbeidsprosesser.

I innholdsboksen til høyre vil du se en oppsummering av arbeidsprosessene i rutinen, og du kan enkelt manøvrere deg via denne ved å klikke på en spesifikk prosess, samt endre rekkefølge ved å dra i prikkene i Innholdsboksen.

Utkast av rutinen vil lagres løpende gjennom autolagring.
Når du er ferdig med å utarbeide rutinen, klikk Publiser øverst til høyre.

I pop up som kommer opp kan du velge om dette er en liten endring som ikke krever Lest og forstått fra ansatte eller om det er en ny versjon som skal publiseres og leses og bekreftes av ansatte. Den lille endringen vil bli med på neste publisering av ny versjon.

I oversikten over rutiner vil du se flere faner:

Rutine - Tittel på rutinen

Versjon - En endring som publiseres vil bli en ny versjon.

Publisert - Viser dato og tidspunkt for siste publisering

Publisert av - Viser den som har trykt på knappen publiser.

Status - Det finnes tre statuser: Utkast, Aktiv, Utløpt

Utkast - Denne versjonen er ikke publisert enda, og er “under arbeid”
Aktiv - Gjeldende versjon
Utløpt - Tidligere versjon som ikke lenger er gjeldende

Bekreftet lest av - Hvor mange ansatte som har lest av totalt antall ansatt. Trykk på tallene så vil du få mer spesifikk informasjon om hvem som har lest og hvem som ikke har lest. Etter 7, 14 og 21 dager vil det gå ut en automatisk påminnelse til de som ikke har trykket på Innholdet er lest og forstått.

Handlinger - Her har du to valg ved å trykke på prikkene:

Slett utkast. Knappen kan kun brukes hvis det er et utkast.
Sett rutine som utløpt. Rutinen vil få status Utløpt og den vil ikke lenger vises til de ansatte som Lest rutine.

I den til enhver tid gjeldende rutine vil du finne en historikk over alle versjoner på den spesifikke rutinen. Trykk på rutinen og nederst i rutinen ser du versjonshistorikken.

Alle rutiner kan lastes ned som PDF ved å trykke på Last ned.

Endringer i en versjon

Når du gjør endringer i en publisert versjon så bruker vi AI til å foreslå et sammendrag av endringene dine. Disse vil vises øverst på den nye versjonen.

Trykk rediger
Gjør dine endringer
Trykk på knappen "Få automatisk endringsforslag" nederst i dokumentet. Ved å trykke på Endringer under Innhold til høyre for dokumentet, kommer du direkte til "Få automatisk endringsforslag".
Du får et forslag til oppsummering som kan redigeres, før du publiserer
Publiser
På den nye versjonen vil endringene vises øverst i dokumentet

Du kan selv velge om du vil benytte endringsforslaget eller ikke. Hvis du velger å ikke bruke endringsforslaget (ikke trykker på knappen), vil ikke endringene vises i den nye versjonen av dokumentet.

Maler

I fanen maler finner du noen eksempler på rutiner fra Sticos. Disse kan tas i bruk, og tilpasses eget Regnskapsforetak.

Trykk på en mal for å lese den. Du kan velge å kopiere malen ved å trykke på "Kopier mal til utkast" og gjøre den til din egen med deres tilpasninger.