Signeringsordre
Slik behandler du signeringsordre i Sticos Oversikt
Dokumenter sendes til elektronisk signering via arkivet. Under menypunktet Signering har du oversikt over regnskapsforetakets pågående og fullførte signeringsordrer. Bruk datofilteret for å filtrere på datoen signeringsordren ble opprettet.
Pågående signeringsordre
De aktive signeringsordrene vil være listet opp under fanen Pågår. Trykk alltid på Oppdater signeringsstatuser når du er inne på denne siden for å sikre at du har den siste oppdaterte statusen på signeringsordrene. Du kan også oppdatere en enkelt signeringsordre ved å trykke på de tre prikkene bakerst på ordrelinja, og deretter trykk "Oppdater". En signeringsordre er aktiv i 90 dager.
Statuser
- Sendt til Visma sign. Alle signeringsordre får denne statusen ved utsendelse. Det betyr at vi venter på at tredjepartsleverandøren Visma Sign skal motta ordren og sende ut e-post og SMS. Når det er gjort vil statusen endre seg.
- X/X signert. Disse tallene viser deg hvor mange av signatarene som har fullført signeringen av ordren. Klikk på ordre linjen for å se hvem av signatarene som har/har ikke signert.
- Feilet. Denne statusen betyr at noe med ordren feilet ved utsendelse, og den må sendes på nytt. Sjekk at telefonnummer og e-post er riktig. Sjekk at dokumentet ikke er passordbeskyttet og at det har riktig pdf. format.
Send påminnelse
Det sendes en automatisk påminnelse på e-post 5 ganger etter utsendt ordre; på dag 3, 6, 12, 20 og 28.
- Om du trenger å sende passord på SMS på nytt, eller ønsker å sende en manuell påminnelse på e-post, gå til signeringsordren som ligger under Signering - Pågår.
- Klikk på de tre prikkene til høyre på signeringsordren.
- Velg Send påminnelse. Det sendes en ny e-post med link og sms til signatarer som ikke har signert ordren. Signatarer som har signert ordren vil ikke motta påminnelse.
Du kan også sende påminnelse til kun en signatar. Klikk på signeringsordren og velg Send påminnelse på signataren du ønsker.
Rediger signatar
Hvis du har skrevet feil e-post og/eller telefonnummer på en eller flere signatarer kan du redigere dette.
- For å redigere kontaktinformasjonen til en signatar, gå til signeringsordren som ligger under Signering - Pågår.
- Klikk på signeringsordren.
- Velg Rediger signatar.
- Klikk Lagre. Det blir automatisk sendt en påminnelse til signataren som ble redigert.
Kanseller signeringsordre
- For å kansellere en signeringsordre, gå til signeringsordren som ligger under Signering - Pågår.
- Klikk på de tre prikkene til høyre på signeringsordren.
- Velg Kanseller signeringsordre.
Ved kansellering vil det ikke sendes ut flere automatiske påminnelser. Du kan ikke endre dette valget, men du kan sende ordren på nytt fra arkivet.
Fullførte signeringsordre
De fullførte signeringsordrene vil være listet opp under fanen Fullført.
Statuser
- Fullført. På de fullførte signeringsordrene kan du laste ned det ferdig signerte dokumentet ved å klikke på de tre prikkene til høyre for signeringsordren, og velge Last ned.
- Kansellert. Kansellerte og utløpte signeringsordre får denne statusen. En signeringsordre utløper etter 90 dager uten å fullføres. Kansellerte signeringsordre må sendes på nytt om dokumentet fremdeles skal signeres.
Når dokumentet er ferdig signert og signeringsordren har status Fullført, vil det originale dokumentet som ble sendt ut fra arkivet automatisk oppdateres med signaturene.
Feil ved signering
Om din kunde opplever feilmelding når de forsøker å signere dokumentet, anbefaler vi å åpne dokumentet på PC, ikke på mobiltelefonen.