Slik administrerer du signering i Mitt foretak i Sticos Oversikt

Før du begynner

Kontroller at ansattlisten er oppdatert med e-postadresse og telefonnummer for alle ansatte du ønsker å sende til. Uten denne informasjonen vil de ikke være tilgjengelige som mottakere i signeringsdialogen i Mitt foretak. Dokumentet som skal signeres må være lagret i arkivet i Mitt foretak, og det må være i PDF- eller Word-format.

Statusoversikt 

Du finner menypunktet Signering under Mitt foretak hvis du har fått tilgang til denne. Signering tilgangsstyres med Les, Skriv eller Nekt. 

Øverst i signeringsvisningen finner du en oversikt over alle signeringsordrer som er sendt ut fra Mitt foretak. Oversikten viser antall ordrer fordelt på følgende statuser: 

• Total sendt – alle ordrer som er sendt ut
• Ferdig signert – ordrer der alle signatarer har signert
• Venter på signering – ordrer som fremdeles er åpne og venter på svar
• Utløpt/Kansellert – ordrer som har gått ut på dato eller blitt kansellert
• Avvist/Feilet – ordrer som ble avvist av en signatar eller som feilet teknisk

Du kan trykke på hver statusboks for å filtrere listen nedenfor slik at du kun ser ordrer med den aktuelle statusen.

 Slik gjennomfører du administrasjon av signeringsordrer i Mitt foretak

1. Opprett en ny signeringsordre ved å trykke på knappen Ny signering. Her fyller du inn nødvendig informasjon og sender ordren ut til aktuelle signatarer.
2.  Oppdater statusen på aktive ordrer ved å trykke på Oppdater statuser. Merk at statusene ikke oppdateres automatisk – du må trykke på denne knappen for å hente den nyeste informasjonen. 

 Slik sender du dokument til signering i Mitt foretak i Sticos Oversikt 

 I Sticos Oversikt kan du sende dokumenter til signering direkte fra Mitt foretak. Du velger mottakere, velger dokumentet som skal signeres, angir hvor det signerte dokumentet skal lagres, og sender det til signering med en valgfri melding. 

1. Gå til Mitt foretak og gå til Signering.
2. Velg mottaker ved å trykke på Velg ansatte eller Legg til ekstern mottaker.
   • Bruk søkefeltet øverst for å søke etter en ansatt, eller scroll deg ned i listen og trykk på navnet for å legge personen til som mottaker.
   • Hvis mottakeren ikke er registrert som ansatt, bruker du Legg til ekstern mottaker i stedet.
3. Gå til valg av Dokumenter og finn riktig dokument i arkivet ved å navigere til riktig mappe, eller bruk Søk i filer hvis arkivet inneholder mange filer. Du kan velge flere dokumenter. Her kan du også velge rekkefølge på dokumentene ved å dra dokumentene opp eller ned under Valgte dokumenter. 
4. Trykk på filen eller filene du skal sende til signering. En forhåndsvisning av dokumentet vises til høyre slik at du kan bekrefte at du har valgt riktig/e fil/er.
5. Velg Målmappe for signert dokument for å angi hvilken mappe det signerte dokumentet skal lagres i når signeringen er fullført.
   • Dette valget er viktig fordi arkivet kommer til å bli tilgangsstyrt på mappenivå. Velg riktig mappe og trykk Bruk denne mappen for å bekrefte valget.
6. Under Melding vil feltet Tittel på signering automatisk fylles ut med navnet på det første dokumentet du valgte. Du kan endre tittelen ved å skrive direkte i feltet.
7. Skriv en valgfri melding til mottakeren i feltet Melding til signatar.
8. Trykk Send til signering for å sende dokumentet.
   
   

Endringer på en ordre som er sendt ut fra Mitt foretak.

Hvis du oppdager at du har skrevet feil epost eller telefonnummer kan du åpne signeringsordren og redigere dette manuelt ved å trykke på Blyanten. 

Når en ordre er signert så vil du få et nytt valg inne på ordren; Slett signering. Sletter du signeringsordren så sletter du ikke dokumentet som er signert i Arkivet. Dette må du slette manuelt fra Arkiv.