Frigjøre lisens Sette sluttdato Slette ansatt
Hovedadministrator og personer med rollen Avslutt ansatte kan slette ansatte fra Ansattlista.
Når arbeidsforholdet opphører må arbeidsgiveren som følge av personvernforordningen (GDPR) gjennomgå personalmappen for å se hvilke ansattopplysninger man kan beholde.
Hovedregelen er at personopplysninger skal slettes når formålet opphører. Når et arbeidsforhold avsluttes, vil arbeidsgiver ofte ikke ha grunnlag for å beholde personopplysninger om tidligere ansatte og disse opplysningene må derfor slettes i Sticos Personal.
Arbeidsgiver må beholde noen ansattopplysninger fordi det er særlige krav til oppbevaring en viss tid, eksempelvis i bokføringsregelverket og hvitvaskingsregelverket.
Deaktivere ansatt (fjerne lisens)
Finn den ansatte i Ansattlista. Trykk på Endre ansatt helt til høyre (blyant i grønn boks):
Helt nederst på siden finner du Fjern lisens:
Trykk på denne og deretter Lagre. Når personen er deaktivert, ser knappen slik ut:
Sette sluttdato
Den ansatte må også få en sluttdato på sitt ansettelsesforhold. Dette gjøres på den ansattes profil. For å gå til profilen, trykker du på den ansattes navn i Ansattlista.
Trykk på den gule knappen Sett sluttdato på den ansattes profil:
Nå ser profilen slik ut:
Ved å trykke på den røde knappen Fullfør sletting kan du begynne sletteprosessen.
Sletting innebærer at alle personalia, kompetanser og dokumenter på den ansattes profil, slettes for alltid. Personen vil bli anonymisert i sykefraværsstatistikken og kan ikke lenger identifiseres i rapportene, men historisk statistikk beholdes. Dersom dere av en spesiell årsak ønsker å beholde noe av dokumentasjonen, må altså denne lastes ned i forkant av sletting. Den kan IKKE hentes fram igjen på et senere tidspunkt.
Sletting
For å få slettet den ansatte helt, må du gjennom en sletteveiviser.
Pass på at du dobbeltsjekker disse punktene, da sletteprosessen er endelig.
Først når alle feltene er krysset av, vil sletteknappen bli klikkbar. Når du trykker Slett, blir den ansatte borte fra Ansattlista. Det kan ta noen få minutter før systemet har oppdatert alt av informasjon.
Dette vil kun slette brukeren fra Personal. Brukeren vil fortsatt eksistere i Lisenssystemet, men uten lisens på Personal. Skal brukeren også slettes fra Lisenssystemet, må dette gjøres av en Lisensadministrator.