Brukerveiledning

Sticos Personal

Behandling av avvik

I denne artikkelen viser vi deg hvordan du behandler avvik. 

Avvikshåndtering

 

Avvikslisten finner du ved å trykke på HMS-verktøy i menyen til venstre, og deretter Avviksliste:

Alle avvik med status Registrert er usynlig for vanlige brukere. Når avviket endrer status, endres også synligheten, vær obs på dette.


 
Når du går inn på avvikslisten, vil avvik for gjeldende enhet i inneværende år dukke opp. Listen er sortert slik at det nyeste avviket kommer øverst. 

Filter og sortering

Administrator kan selv filtrere og sortere avvikslisten. Vi har laget ett sett med filterbokser hvor du kan velge flere filter i hver boks (med unntak av dato og søk). Tilgjengelige filterbokser er:

  • Fra- og tildato - Velges ved å skrive dato i feltet eller velge fra kalender. Datoen er den som settes ved registrering av avvik
  • Sted - Stedet der avviket skjedde. Når du begynner å skrive vil alternativer som passer vises i menyen. Du kan velge å klikke på et forslag eller fortsette å skrive
  • Status – Avvikets aktuelle status
  • Gradering admin – Graderingen administrator har satt på avviket
  • Synlig for – Velg avvik som er synlig for Bruker eller Admin
  • Egendefinerte felt - Filtrer på egendefinerte felt. Dette gjelder felter i både registrer avvik og behandle avvik 
  • Fritekstsøk i resultatlisten - Søk i fritekst blant avvikene som vises i avvikslisten 

De ulike filterboksene er avhengige av hverandre. Dersom for eksempel filter Kantina er aktivt i filterboksen Sted og filter Ferdig behandlet, Godkjent og Lukket er aktivt i filterboksen Status, vil bare avvik fra kantina og som har status ferdig behandlet, godkjent og lukket vises. De ulike filtrene kan enkelt fjernes ved å trykke på krysset:

Avvikslisten kan sorterers på alle kolonner, enten stigende eller synkende, ved å trykke på et av sorteringssymbolene i hver kolonne, for eksempel synkende på frist: 

Rapporter

Avviksrapporter genereres i avviksbehandlingen. Vi har to ferdigrapporter – en enkel og en detaljert (PDF), i tillegg kan du selv sette opp en egen rapport med de feltene du selv ønsker, ved å velge Egendefinert. Denne rapporten kommer ut i Excel, slik at du kan sette på filter selv.


 
Enkel rapport gir deg en rask oversikt over avvikene, med ett avvik per linje. Detaljert rapport gir deg all informasjon registrert på avviket. I denne rapporten får hvert avvik sin egen side.

Rapportene genereres ut fra utvalget som allerede er gjort i avvikslisten.

Behandling av avvik

Bak hvert avvik i avvikslisten er det en grønn knapp. Ved å trykke her kommer du til Behandle avvik:


 
Når du skal behandle et avvik må du legge til en behandlingsansvarlig. Du kan velge en hvilken som helst person i bedriften, det trenger ikke være en administrator. Vedkommende vil da få tilgang til å behandle akkurat dette avviket. Sett på en frist for når tiltaket skal være utført, og fyll ut forslag til tiltak. Når du trykker Send til behandling, vil den ansvarlige få et epostvarsel.

Når du har sendt avviket videre, vil det automatisk skifte status fra Registrert til Under behandling. Dette innebærer at avviket nå er synlig for alle ansatte i bedriften. Dersom det av en eller annen grunn ikke skal være synlig for alle, må du huke av i boksen Synlig kun for administrator. Årsaker til dette kan f.eks. være GDPR-relaterte. 

For å overføre avviket til risiko, trykker du på den gule knappen Overfør til risiko.

Du har mulighet til å slette et avvik ved å trykke på den røde knappen Slett, men vi anbefaler det ikke, da alle avvik er nummerert. Dersom det var en feilregistrering eller et testavvik, kan du heller bare notere dette i avviket og trykke Lukk.

Name:
Email:
Subject:
Message:
x

Videoer

 
Sticos Personal - Onboarding
PRODUKTINFO

Les mer om de ulike modulene i personalsystemet

GÅ TIL PRODUKTSIDEN
Administrer lisenser

Her kan du bestille lisenser til alle modulene i Sticos Personal

GÅ TIL BESTILLING