I denne artikkelen viser vi deg hvordan du behandler avvik.
Hovedadministrator og personer med rollene Avviksbehandling, Egendefinerte avvik eller HMS Admin kan behandle avvik.
Alle ansatte kan se behandlede avvik i egen enhet, med mindre avviket er skjult av en administrator.
Åpenhet rundt avvik er en viktig del av HMS-arbeidet, og som en hovedregel bør avvikene ligge synlig. Unntak er sensitive avvik, som f.eks inneholder informasjon om konflikter, arbeidsmiljø, psykiske belastninger eller som navngir kolleger.
Du finner Avvikslisten under HMS-verktøy i menyen til venstre:
Siden ansatte selv kan sende inn avvikene sine, kan det dukke opp så mangt i Avvikslisten. Avvik som ingen har begynt å behandle ennå har status Registrert. Disse avvikene er usynlige for vanlige brukere.
For å behandle avviket, trykker du på blyanten lengst til høyre.
Feltene til høyre er det den ansatte fylte ut da hun sendte inn avviket. Disse er ikke redigerbare i ettertid.
Feltene til venstre kan fylles ut av administrator. Disse kan redigeres så mange ganger som trengs. Administrator kan velge en ansvarlig person, dette trenger ikke å være en som allerede har en adminrolle. En hvilken som helst person i enheten kan velges.
Når ansvarlig person er valgt, en frist er satt og et tiltak er beskrevet, kan avviket sendes til behandling. Personen som er satt som Ansvarlig på dette avviket vil da motta en epost, samt få en oppgave i Mine oppgaver.
Obs!
Nå skifter avviket status fra Registrert til Under behandling, og dette vil endre synligheten. Avviket vil nå bli synlig for alle vanlige brukere i enheten. Dersom avviket fortsatt skal være usynlig for vanlige brukere, må funksjonen Synlig kun for administrator velges.
Dere bestemmer selv hvordan dere ønsker å legge opp avviksløpet. Noen bedrifter velger å ha flere godkjenningsinstanser. Vi har forskjellige statuser som kan velges hvis dette er aktuelt:
- Registrert
- Under behandling
- Ferdig behandlet
- Godkjent
- Lukket
Hver gang en ny ansvarlig velges, vil denne personen motta en epost om avviket og en oppgave. Når avviket lukkes, vil innsender få en epost om at avviket er ferdig behandlet.
Filtrering og rapportering
Det ligger mange filter man kan bruke i sorteringen av Avvikslisten. Dersom dere setter opp Kategorier og Egendefinerte felter, vil også disse feltene kunne sorteres på.
Les mer om dette emnet her
Avvikslisten vil automatisk sortere seg etter hva som er valgt i filtrene. Det som enhver til er synlig i Avvikslisten er det som vil dukke opp i en rapport, om man ønsker å ta ut dette.
På knappen Rapporter finner du tre valg:
Enkel rapport og Detaljert rapport kommer begge i PDF.
Egendefinert rapport kommer ut i Excel, og det er denne rapporten som blir mest brukt. Her kan du sette på sortering på kolonner.
Tips
Dersom du har laget et egendefinert felt du har kalt Kostnad, kan du f.eks summere denne kolonnen og se hva avvikene har kostet bedriften. Eller du kan filtrere på årsak til avvik og se hva som går igjen mest hos dere. Dette kan være nyttig funksjonalitet for å lokalisere problemområder.