Avvikskategorier settes opp for å gjøre en grovsortering av avvikstyper, før finsorteringen gjøres ved hjelp av de egendefinerte feltene
Hovedadministrator og personer med rollene Egendefinerte avvik eller HMS Admin kan sette opp Avvikskategorier og Egendefinerte felter i Avvik.
Avvikskategorier
Avvikskategorier bestemmer hovedtypen av avvik. Enheten blir default satt opp med én kategori, som heter det samme som enheten. Dere trenger ikke ha flere enn denne hvis det ønsker å kun bruke avvikssystemet til HMS-avvik, og er en bedrift med begrenset risiko.
Egendefinerte felter
Egendefinerte felter er tilleggsfelt dere kan legge til i en kategori. Kategorien kommer med et sett standardfelter, som er minimum i forhold til avviksrapportering. Egendefinerte felter kan brukes i tillegg til, men aldri erstatte standardfeltene.
Oppsett av Avvikskategorier og Egendefinerte felter
Under Administrativt i menyen til venstre ligger HMS. Her finner du Risikovurdering og Egendefinerte avvik:
På Egendefinerte avvik styrer du både Kategorier og Egendefinerte felter.
Her vil det allerede ligge en kategori. Kategorien heter det samme som enheten. Du kan endre dette navnet til noe annet for å skille kategoriene dine fra hverandre. Hvis du ikke skal ha flere kategorier enn én trenger du ikke endre navnet. For å redigere i Kategorien, trykk på Endre helt til høyre. Ønsker du å lage en ny kategori trykker du på Lag ny kategori øverst.
I feltet Navn kan du endre kategorinavnet, f.eks om du ønsker å ha en som heter HMS-avvik, og en som heter Kvalitetsavvik. Du kan ha så mange kategorier du vil, men husk at de ansatte skal kunne forholde seg til dette, det bør altså gjenspeile innarbeidede rutiner i bedriften.
Her har vi laget to kategorier:
Kolonnen Antall felt viser hvor mange egendefinerte felter hver av kategoriene inneholder. I tilfellet over er det ingen egendefinerte felter ennå:
0 (0 reg, 0 beh) betyr at det ikke finnes noen egendefinerte felter, hverken for den som registrerer eller for den som behandler avviket. Det er viktig å skille mellom disse to:
Den som registrerer avviket er som oftest en vanlig bruker. Gjør det så lett som mulig for vanlige ansatte å registrere et avvik - vurder om det faktisk trengs ekstra felter her.
Den som behandler avviket er som oftest en administrator. Ofte er denne personen en leder eller en person med særskilt HMS-kompetanse.
I de fleste tilfellene vil det være mest hensiktsmessig å legge de egendefinerte feltene på behandler.
Vi ønsker å legge til to egendefinerte felter, ett i hver kategori. I kategorien HMS-avvik ønsker vi at den som registrerer avviket fyller ut en enkel konsekvensutredning. Trykk på Endre for å redigere i denne kategorien.
Pass på at du står i fanen Registrering.
Du har flere felt å velge mellom. Tekst, en linje og Tekst, mange linjer er fritekstfelt. Forsøk å begrense antallet slike felter, da disse kan gjøre søk og sortering vanskeligere senere. Liste, enkeltvalg og Liste, flervalg er alternativsfelter hvor man kan velge enten kun én eller flere på en gang. Avkrysningsboks er en enkel liten boks som krysses av. Denne kan feks velges i tilfellet Forbedringsforslag eller lignende.
I dette tilfellet ønsker vi at den ansatte skal gi oss en enkel konsekvensutredning av HMS-avviket. Vi velger derfor feltet Liste, enkeltvalg og setter opp alternativer den ansatte kan velge mellom.
Siden vi har krysset av for at feltet skal være påkrevd, er det fornuftig å legge til et alternativ som man kaller Annet eller lignende. da kan den ansatte krysse av der dersom ingen av feltene passer.
Nå har vi fått et Listefelt for den som registrerer avviket. Ennå kan feltet slettes, men etter at det har vært registrert data i et slikt felt, kan det kun skjules/redigeres.
Nå ønsker vi å lage et felt for den som behandler et Kvalitetsavvik. Dette feltet skal være et fritekstfelt for kostnader knyttet til avviket. Trykk på Endre på den aktuelle kategorien.
Pass på at du står på fanen Behandling, og legg til feltet Tekst, en linje:
Dette feltet kaller vi Kostnad. Da kan vi skrive inn en eventuell kostnad med tall, og senere ha noe å summere i Excel.
Dette feltet ønsker vi ikke skal være påkrevd. Årsaken er at man kanskje ikke vet hva kostnaden blir ennå på det tidspunktet avviket skal fordeles, eller at det ikke endte opp med å koste noe i det hele tatt. Bruk skjønn!
Nå har vi laget to egendefinerte felter. Ett befinner seg for Registrerer i kategorien HMS, det andre for Behandler i kategorien Kvalitet:
Husk at felter fylt ut av den som har registrert avviket, aldri kan redigeres eller slettes. Utfyllende info bør derfor i de fleste tilfeller legges til som egendefinerte felter for den som behandler - disse feltene kan redigeres i ettertid. Årsaken til at felter for registrerer ikke kan endres er sikkerhet. Bedriften skal ikke kunne "pynte på" den ansattes versjon av hva som skjedde. Av samme årsak kan heller ikke avvik slettes. For å ikke skape rot i historikken anbefaler vi å opprette en egen enhet dersom du trenger å eksperimentere med avviksoppsett.