Hvor mange feriedager har dine ansatte til overs? Hvem forskutterte feriedager i fjor? Hvem har krav på en ekstra ferieuke?
Hovedadministrator og personer med rollene Feriebank, Fraværsregistrerer eller Personalansvarlig kan se og redigere Feriebanken. De tre sistnevnte får også oppgave i Mine oppgaver om oppretting av nytt ferieår.
Ansatte kan se sin egen Feriebank, men ikke redigere den. De kan heller ikke se andres Feriebank.
Feriebanken hjelper deg med å holde oversikt over alle feriedagene i bedriften og å overføre feriedager som ikke er avviklet til neste år.
Den ansatte kan følge med på egen feriesaldo og planlegge ferien sin deretter.
Feriebanken for alle ansatte finner du under Administrativt - HR og fravær:
Ansatte finner Feriebanken sin under Min informasjon:
Slik fungerer Feriebanken
Feriebanken har filter for at du lett skal kunne finne en hel avdeling, en enkelt ansatt eller f.eks alle ansatte som skal slutte. Kolonnene er også sorterbare i stigende eller synkende rekkefølge.
Her ser vi to ansatte i en avdeling:
Disse personene har forskjellig Saldo 2023 (antall feriedager til rådighet). Grunnen finner vi i kolonnen Saldo 2022: Begge har startet 2023 med 25 feriedager (5-ukers ferie), men Petter brukte ikke opp alle sine feriedager i 2022, og fikk overført 2 dager til 2023.
Overføringen av fjorårets utgående saldo skjer automatisk i Feriebanken, men kan overstyres av en administrator.
Kolonner
Ferie - Dette er antallet feriedager hver ansatt automatisk får på starten av et nytt år. Dersom dere setter opp at de ansatte skal ha 21 (4-ukers ferie), vil de alltid starte nytt år med dette antallet i kolonnen Ferie, uavhengig av eventuelle overførte/forskutterte dager. Dersom dere ikke gjør noen endringer, vil alle ansatte starte med 25 dager (5-ukers ferie).
Senior - Året en ansatt fyller 60 år får han eller hun en ekstra ferieuke etter Ferienloven. En ferieuke er 5 dager. Fyll derfor ut 5 dager i denne kolonnen når en ansatt fyller 60 år.
Annet - Alle justeringer av antall dager som skjer manuelt i et ferieår, bør gjøres i denne kolonnen. Du kan legge inn minusdager ved å sette et minus (-) foran tallet. Skriv gjerne en kommentar i den ansattes Feriebank om hva som er gjort og hvorfor, slik at det ikke går i glemmeboka. Trykk på den ansattes navn for å komme til den enkeltes Feriebank.
Saldo (2022) - Dette er antallet dager den ansatte gikk ut med i fjor - utgående saldo. Dette blir automatisk innkommende saldo i år, med mindre noen overstyrer dette.
Overført - Denne kolonnen kan brukes for å manuelt overstyre fjorårets saldo. Dette vil føre til en mismatch mellom registrert saldo og tilgjengelig, og dermed en varselmelding. Hvis du ikke vil ha denne typen varselmeldinger kan du heller justere antallet i kolonnen Annet.
Godkjent - antallet feriedager den ansatte har fått innvilget i år - uavhengig om den er avviklet ennå eller ikke.
Saldo (2023) - Antallet feriedager den ansatte fortsatt har tilgjengelig i år.
Status - Her kan du se om den ansattes Feriebank er aktivert for i år. I bildet over er den aktivert (en hake). Et pausesymbol betyr at den ikke er aktivert, og en varseltrekant betyr at det finnes en mismatch mellom antall overførte dager og tilgjengelige dager. Varseltrekanten betyr ikke noe annet enn det, den ansatte kan fortsatt søke om ferie og se saldoen sin.
Starte nytt ferieår:
Trykk på Lagre nederst, så aktiverer du Feriebanken for i år.
Sjekk at utgående saldo fra fjoråret er riktig før du gjør dette. Du kan likevel gjøre endringer senere selv om du har lagret, da er det bare å lagre på nytt. Hvis du får en nyansatt i løpet av året må du også lagre slik at denne personen får aktivert Feriebanken sin.