Filarkivet er et lagringssted for dokumenter du ønsker å linke til
Filarkivet er kun synlig for Hovedadministrator eller personer med rollen Filarkiv, men innholdet er søkbart for ansatte.
Det skal aldri legges sensitive dokumenter i Filarkivet!
Du finner filarkivet i menyen til venstre under Dokumenter:
Du vil se at du har to nivåer i Filarkivet - Konsern og Enhet
Med mindre dere har valgt å sette opp flere enheter, trenger du ikke benytte Konsernnivået. Les mer om konsernoppsett her
Mappeoppsett
Det ligger noen ferdiglagede mapper i Filarkivet:
- Faguttalselser
- Forskrifter
- Kun for administrator
- Lover
- Skjema
Den mest brukte av disse er Skjema. Her kan du laste opp egne skjema eller dokumenter, og de vil da vises for ansatte i Skjemabanken.
Vår erfaring er at Faguttalelser, Forskrifter og Lover er lite brukt. Laster du opp dokumenter i disse mappene vil de vises i dette menypunktet:
Du kan opprette din egen mappestruktur som passer for din bedrift.
Hold musepekeren over nivået der du skal lage en undermappe og trykk på Ny underkatalog for å opprette mappen:
Du kan f.eks starte med å lage en bildemappe, hvor du kan laste opp logo og bilder du skal bruke i Nyheter:
For å legge noe i mappen din, hold musepekeren over og trykk på Last opp / erstatt:
Trykk på Bla gjennom og hent dokumentet fra filutforskeren din. Trykk Åpne.
Nå ligger filen klar til bruk i Filarkivet:
Merk: Hvis en fil er brukt i en link, lar den seg ikke slette igjen på grunn av versjonshistorikken. Dersom linken er slettet og filen ikke lenger skal benyttes, kan du dra den over i mappen Kun for administrator. Da er den ikke lenger søkbar for ansatte
Video