HMS-hjulet er bedriftens egen sjekkliste for å påse at HMS-arbeidet er ajour.
Det er Hovedadministrator og personer med rollene HMS-hjul eller Forfatter HMS-håndbok som kan redigere i HMS-hjulet. Varsling skjer kun til personer med rollene HMS-hjul eller Forfatter HMS-håndbok.
HMS-hjulet er et praktisk verktøy for å sikre at bedriftens HMS-arbeid og kravene i internkontrollforskriften blir ivaretatt. HMS-hjulet skal oppdateres årlig. HMS-hjulet finner du under HMS-Verktøy i menyen til venstre.
HMS-hjulet er i bunn og grunn Internkontrollforskriften, brutt ned i 10 hovedpunkter. Når dere begynner på HMS-arbeidet, vil alle punktene være røde. Målet er at de fleste punktene skal være grønne mesteparten av tiden.
Alle punktene i HMS-hjulet er bygget opp likt, selv om det er ulike krav og ulik mengde innsats som skal til for å utføre kravene.
På hvert punkt vil du finne hva som er kravet ihht Internkontrollforskriften, litt om hva dette innebærer for dere, og om det er dokumentasjonsplikt:
Ved å trykke på Rediger vil du finne en forslagstekst du kan ta utgangspunkt i:
Som overalt ellers i Personal, er det selvsagt mulig å legge inn linker til dokumentasjonen. Les mer om å lage linker her
I de fleste tilfellene vil du måtte redigere en god del på forslagsteksten, både for at den skal passe til deres bedrift, og for å legge inn riktige datoer/dokumentasjon.
Når du er sikker på at dere har gjort alt som kreves, samt at alt er dokumentert hvis dette er et krav, kan du trykke på knappen Vi bekrefter at kravene er oppfylt. Du vil da få en datostempling:
Samtidig vil du se at det aktuelle punktet skifter farge:
Punkt 6 - Kartlegging er nå bekreftet utført, og dette punktet vil være grønt i 11 måneder fra dato for bekreftelse. Etter dette vil punktet bli gult (i ferd med å forfalle), og på dagen 12 måneder etter bekreftelsen vil det bli rødt igjen. Dette vil utløse varsling på e-post til ansvarlig, samt en oppgave i Mine oppgaver.
På alle punktene i HMS-hjulet vil du finne en tipsboks, samt det aktuelle regelverket som omhandler emnet. På de fleste punktene vil du også finne nyttige skjemaer eller emner i HMS-håndboka.
Det er ikke så lett å vite hvor i all verden man skal snu seg når man skal sette i gang med bedriftens HMS-rutiner. HMS-hjulet er et fint sted å begynne for den som føler seg usikker.
For å unngå dobbeltdokumentering kan du godt samle all dokumentasjonen din i egnede kapitler i HMS-håndboka, og så bare linke dit fra HMS-hjulet. Linken din vil alltid peke til riktig kapittel, så lenge du lager en intern link. Les mer om dette her.