Organisasjonsstruktur

Hva er forskjellen på Konsern, Enhet og Avdeling?

Du finner Organisasjonsstrukturen under Administrativt i menyen til venstre:

Øverst i Organisasjonsstrukturen ligger Konsern, deretter Region, Enhet og Avdeling:

Konsern

Konsernnivået har enkelte roller knyttet til seg. Det finnes ingen forside på Konsern, så hver enkelt enhet må ha hver sin forside. Du har mulighet til å legge innhold i håndbøkene på konsernnivået, slik at den informasjonen som er felles for alle ansatte i bedriften blir synlig på alle Enheter. Dermed trenger du ikke legge til den samme teksten flere ganger på flere enheter.
Konsern er det eneste nivået du ikke kan ha flere av. Dette kan for eksempel være morselskapet.

Region

Region brukes sjelden i Personal. Den har ingen egen info og ingen egne roller, og brukes kun for å sortere enkelte enheter for seg. De aller fleste vil aldri ha noe behov for å benytte seg av Region.

Enhet

For å opprette flere enheter, trykker du på plusstegnet på Region i Organisasjonsoppsettet.

En enhet i Personal har sin egen forside, sine egne håndbøker, eget avvikssystem og eget HMS-hjul. Enhet er aktuelle for bedrifter med HMS-modul, eller større organisasjoner med behov for å dele opp håndbøker. Det er flere roller knyttet til enhet.

Avdeling

For å legge til en avdeling, trykker du på plusstegnet på Enhet i Organisasjonsoppsettet.

En avdeling har ingen egen info. Den deler forside, håndbøker, avvikssystem og HMS-hjul med den enheten den ligger under. Avdeling brukes for å sortere de ansatte under riktig leder, og for å holde styr på sykefraværsstatistikkene. Dersom din bedrift ikke har HR, trenger du ikke bruke Avdeling.

Du kan ha så mange enheter og avdelinger du vil. Forsøk likevel å tenke enklest mulig. Mange enheter betyr mange forsider, og mange steder å holde oppdatert. Det er mye som kan løses ved å tildele roller på kryss og tvers av avdelinger. Les mer om hvordan du definerer personalansvar på enkeltpersoner her.

Roller

Konsern

Gå til Rollestyring og trykk på Legg til ny tilgang. Velg Konsern.

Her kan du legge til roller som gir tilgang til å endre på konsernnivå. De rollene du ikke får til å velge, er roller som må fordeles på enhetsnivå. Selv om du tildeler en rolle på konsernnivå, betyr det ikke automatisk at tilsvarende roller er valgt på alle enheter under, de må legges til i tillegg. Dersom en ansatt skal ha tilgang til å redigere Personalhåndbok på et overordnet nivå (f.eks morselskapets egne retningslinjer), må du altså legge til rollen Redaktør og Filarkiv på konsernnivået.

Merk at konsernnivået er det eneste stedet du kan legge til rollen Stoffkartotek.

Enhet

Gå til Rollestyring og trykk på Legg til ny tilgang. Velg den aktuelle enheten (du kan velge flere enheter på én gang):

Her har du flere valg enn på konsernnivået. Du kan legge til roller for så mange enheter som du trenger. Dersom en ansatt skal kunne redigere Personalhåndboken for enkelte enheter, velger du rollene Redaktør og Filarkiv for alle relevante enheter, men ikke på eonsernnivået.

Legg merke til at du kan legge til HR-roller på enhetsnivå, men dette betyr ikke at den ansatte dermed får tilgang til de rollene i avdelingene under enheten. Har du avdelinger under enheten, må du velge disse rollene for hver enkelt avdeling.

Merk også at de fleste HMS-rollene kun kan tildeles på enhetsnivå (bortsett fra Stoffkartotek, som kun kan tildeles på konsern).

Avdeling

Gå til Rollestyring og trykk på Legg til ny tilgang. Velg den aktuelle avdelingen (du kan velge flere avdelinger på én gang):

Her har du færre valg enn på enhetsnivå. Ingen av rollene som gjelder redigering, oppsett av systemet eller HMS er tilgjengelige på avdelingsnivå.

Avdeling brukes kun til HR, så det er kun de personalrelaterte rollene du kan velge her.

Husk å sette deg særlig godt inn disse rollene, da det er her det er viktigst å tenke personvern.

Eksempel

Dette er et eksempel på rollene til en ansatt med utvidet ansvar:

Denne ansatte tilhører enheten Firmaet, og har mulighet for å se ansattes profiler (personalia) der. I tillegg har han fått rollen Kompetanseansvarlig, slik at han kan redigere kompetanser på vegne av de andre i enheten.

Han har også fått en bruker i enheten Demo, hvor han kan se, men ikke redigere, kompetanser på de ansatte der.