1. Kunnskapsbase
  2. Sticos Personal
  3. Organisasjonsstruktur og Ansattliste

Import av ansattliste

Skal du legge til mange brukere på én gang, kan det være tidsbesparende å importere en liste, i stedet for å legge til en og en.

 

Ansattimport kan kun gjøres av Hovedadministrator eller personer med rollen Brukeroperatør

Ansattimport

Det er fullt mulig å importere en liste med mange brukere inn i Sticos Personal. Slik går du frem:

Trykk på Eksporter i Ansattlisten, og velg Alle felt:

eksporter ansattliste

Du vil da få opp en semikolondelt csv-fil i Excelformat. Den ser slik ut (utsnitt):

csv-fil

Din egen info (og andre som eventuelt allerede ligger i systemet) vil vises her. Fjern alle eksisterende linjer, og behold bare overskriftene.

De påkrevde feltene er:

  • Fornavn
  • Etternavn
  • Epost
  • Tilhørighet

og dersom dere har HR:

  • Ansettelsesdato
  • Stillingsprosent

Viktig: Ikke endre rekkefølge på kolonnene eller kall dem noe annet enn det som allerede står der. Når du lagrer Ansattrapporten på pc'en din, ikke endre filtype. Rapporten må være i csv for å kunne leses av systemet. 

Husk å få med Tilhørighet nøyaktig slik det står i organisasjonsoppsettet deres. Kopier gjerne teksten derifra for å være sikker på at det blir riktig. Dersom du ennå ikke har opprettet alle avdelinger, må du enten plassere de ansatte på enheten, eller gå til Organisasjonsstruktur og sette opp riktige avdelinger. 

Når filen er klar til import, går du på Endre ansatte og trykker på Importer.

Du får da opp denne boksen:

import

Velg enhet for alle i importen:

Denne brukes dersom du ikke har lagt opp til flere enheter/avdelinger, men bare skal ha alle ansatte inn på samme sted. Dette vil overstyre feltet Tilhørighet i ansattrapporten.

Dato for velkomstepost til alle i importen:

Dersom du ikke ønsker at de ansatte skal få velkomsteposten sin med en gang, kan du velge en senere dato her. Dette kan benyttes om dere ønsker å få ferdig mest mulig i systemet før de ansatte gjøres oppmerksomme på at de har fått brukere.

Begge disse er frivillige felt. Ved å trykke på Velg i det nederste feltet, kommer du inn i utforskeren din, og kan hente opp ansattrapporten. Trykk så på Last opp.

Neste boks heter Bekreft feltmapping. Her kan du stort sett bare scrolle ned til bunnen og trykke Bekreft. Du får da opp en liten boks som ser slik ut:

bekreft import

Importen kan ta litt tid, avhengig av hvor mange brukere som skal inn, og hvor mye informasjon du har fylt ut på dem. Det viktige er at du ikke avbryter importen før den er komplett. Bli stående i nettleseren til du kommer tilbake til Ansattlisten igjen.