Kompetansearkivet kan brukes til så mangt!
Hovedadministrator og personer med rollen Kompetanseansvarlig kan se og endre andres kompetanse. Personer med rollen Se kompetanse kan se andres kompetanse, men ikke endre.
Kompetanseansvarlig får varsling på e-post og oppgave i Mine oppgaver om kompetanser som skal følges opp.
Ansatte kan se og endre sin egen kompetanse, med mindre denne rettigheten fjernes.
Aldri legg sensitive dokumenter i ansattes kompetansearkiv. Slikt skal alltid legges i personalmappen.
Kompetanse finner du på hver enkelt ansatts profil, under fanen Kompetanse. All kompetanse i bedriften finner du under Administrativt - HR og fravær:
Hva er kompetanse?
Kompetanse er kunnskap. Det vil si at all den kunnskapen ansatte har tilegnet seg, stort eller smått, kan legges i Kompetansearkivet. Det trenger ikke være noe dere har et vedlegg på, det kan være noe den ansatte kan godt, f.eks et språk eller et datasystem. Kompetanse er selvsagt også slikt dere kanskje har dokumentasjon på, f.eks en utdannelse eller en arbeidserfaring.
Kompetansetyper
Du kan opprette så mange nye hovedtyper og undertyper av kompetanse som bedriften har bruk for. Alle kompetansetyper kan filtreres på. Forsøk å tenke på hva bedriften trenger å sortere på.
- En håndverkerbedrift med mange spesialiserte typer fagansatte trenger kanskje en hovedtype Elektro, og undertyper med Tavlemontør, Kulde- og varmepumpe eller Automasjon.
- Alle slags sertifikater kan legges inn som kompetansetyper. Dette kan være så generelt som Førerkort kl. B eller så spesialisert som Traverskran.
- Prosjekterfaring er nyttig å kunne sortere på. Forsøk å dele all prosjekterfaring inn i hovedkategorier og videre ned i underkategorier
- Kursbeviser og sertifiseringer innen stort og smått kan være fornuftig å inkludere. Dette kan f.eks være HMS-kurs for verneombud eller Førstehjelp.
Våre kunder er kreative i bruken av Kompetansearkivet, som eksemplene under illustrerer:
- Instrumenter eller stemmer som kompetansetyper for å sette sammen et orkester eller kor
- Alle videregåendefag som kompetansetyper for å raskt kunne finne en aktuell vikarlærer
- Varsling på årlig sjekk av biler (eller utstyr) - bare opprett en kompetanse på hver bil og sett på aktuell varslingsdato
Trykk på Endre typer for å åpne redigeringsbildet. Trykk deretter på Ny type på Hovedtyper for å lage ny hovedtype, eller Ny type på Undertyper for å lage en undertype til en eksisterende hovedtype.
De ansatte har ikke tilgang til å endre kompetansetyper selv, de kan bare velge mellom de typene bedriften har gjort tilgjengelig for dem. Forsøk derfor å være så spesifikk som mulig for å tilrettelegge for at de ansatte selv skal kunne velge riktige typer på sine kompetanser.
Registrer kompetanse
Når du trykker Ny kompetanse vil et registreringsbilde vises. Påkrevde felter er Bruker, Hovedtype (og undertype hvis dette eksisterer) og Tittel.
Du kan også fylle ut oppnådd dato, utløpsdato og eventuelt varsling på utløpsdato (f.eks et truckførerbevis som må fornyes jevnlig). Varslingen skjer på e-post og som en oppgave i Mine oppgaver til personer med rollen Kompetanseansvarlig.
Du har dessuten mulighet til å legge ved opptil 5 vedlegg.
Søk, sorter og filtrer
For å finne hvem som har hvilken kompetanse, bruker du filtrene og søkeboksene. Søkeresultatet kan du sortere på alle kolonner, enten synkende eller stigende.
Du kan f.eks. sjekke hvem som har en kombinasjon av flere forskjellige kompetanser, all kompetanse på én spesifikk ansatt, all samlet kompetanse i en avdeling, osv.
Eksport
Det er mulig å eksportere all eller deler av kompetansen. Det du har filtrert på er det som vil bli med i eksporten. Trykk så på Eksporter:
Valgene du får opp er CV og Liste. For CV kan du videre velge om du skal ha med vedlegg eller ikke:
Uavhengig av valget ditt kommer alle CV'ene i en zipfil:
CV'ene kommer i PDF, mens vedleggene kommer i originalt format.
Du eller den ansatte kan også legge til en tilleggsopplysning om den ansatte. Dette gjøres på Kompetanse i den ansattes profil, og vil vises på CV'en:
Dette vil vises øverst i den ansattes CV:
CV-eksport er mye brukt i forbindelse med anbudsrunder. Hvis dere skal bruke det til dette, forsøk å være generell i beskrivelsen av de ansatte, om dere velger å ha med dette feltet i det hele tatt.