Brukerveiledning

Sticos Personal

Oppsett integrasjon UNI-Economy

Her vil du få en veiledning til hvordan du setter opp integrasjon mellom Sticos Personal og UNI-Economy.

Oppsett integrasjon UNI-time

 

1: Logg deg inn i Sticos Personal og trykk på "Integrasjoner" nederst i menyen til venstre

 

 

2: Tykk på «Legg til» og velg enhet.

 

Når du trykker på "Legg til" vil en veileder komme opp, og det første du må velge er hvilken Enhet du ønsker å legge opp integrasjonen for. Integrasjonen vil aktiveres for de ansatte med tilhørighet i enheten og avdelingene under denne enheten.

Enhetene som kommer opp med rød tekst har ikke fått verifisert sitt organisasjonsnummer. Dette må legges til fra enhetslisten ved å «endre» enhet og legge til organisasjonsnummer. Dette kan ta litt tid å få verifisert.

 

3: Etter du har valgt enhet fortsetter veilederen, her velger du kategori "Timereg-Fraværssystemer" trykk «fortsett» og velg system «Uni Ecomomy» bekreft med fortsett. Deretter fullfør integrasjonsveilederen.

 

4: Legge opp koblinger for integrasjon

Når veilederen er fullført kommer man tilbake til integrasjonsoversikten. Neste steg er å trykke på "Detaljer" for deretter å koble Enhet, Fraværstyper og Ansatte.

 

5: Kobling av Enhet

Første faneark på siden viser kobling til Enhet. Alle tabellene i denne delen kan deles i to, på venstre side av enhetsraden vist i grønt på bildet under, er data hentet fra Sticos Personal. Høyre side av enhetsraden vist i gult på bildet under er data hentet fra Uni Economy.

Det er viktig at koblingene som legges inn i integrasjonen er helt riktig, da det er de som blir brukt når man skal eksportere et fravær. Da er man nødt å vite hvilken ansatt fraværet gjelder for og hvilken enhet og avdeling personen hører til.

 

6: Kobling av Fraværstyper

Her oppretter man en kobling mellom Sticos Personal sine fraværstyper til Uni Economys typer. Det er Timearter og Permisjonstyper som skal kobles sammen.

For at denne jobben med å koble fraværstyper skal gå raskere og enklere er det lagt opp en funksjon for å koble automatisk "Match automatisk". Da vil man for en del av fraværstypene få et forslag til kobling (raden blir merket oransje). For de radene forslaget viser rett kobling, merker man på nytt og trykker på knappen «Bekreft».

Der forslaget er feil kan man velge manuelt. Enten en ekstern type eller at man ignorerer typen. Dersom en type blir merket "Ignorert" så vil ikke fravær av denne typen bli overført av integrasjonen.

Når man har gått gjennom alle forslagene og man har bare gule rader ("Ikke lagret") kan man trykke Lagre så disse blir godkjent. Dersom man ikke har gode alternativ for noen av fraværstypene og radene er røde ("Ingen kobling") må man vurdere om man skal ignorere disse (og de blir ikke overført) eller om man skal gå inn i Uni Economy og legge inn nye Timearter. Har man lagt inn nye timearter så skal disse etterhvert bli tilgjengelig som valg i koblingsoppsettet.

Eksempel: “Ammefri” (Personal) = timeart “Permisjon” (Uni)

 

7: Kobling av ansatte

Systemene bruker epostadressen til de ansatte for å overføre fravær fra det ene systemet til det andre. Det vil være gjennom koblingen av den ansatte i Sticos Personal til den ansatte i Uni Economy som definerer hvem fraværet skal overføres til.

I tabellen for kobling av ansatte er det også en "høyre og venstreside". Navn- og Enhet-kolonnen er data fra Sticos Personal og Ekstern data er fra Uni Economy. Man ønsker å ha en kobling for alle ansatte. Dersom man vet at fravær for en gitt ansatt ikke ønskes overført kan man velge "Ignorer" på denne raden for den ansatte. Man kan koble manuelt eller man kan koble automatisk som også beskrevet i kobling av fraværstyper ovenfor. Den automatiske koblingen bruker epost, fornavn og etternavn for å komme med forslag til automatisk kobling, og dette forslaget må igjen bekreftes for deretter å lagres.

Når Enhet, Fraværstyper og Ansatte er koblet og integrasjonen er Aktiv så vil fravær overføres automatisk når dem blir godkjent i Sticos Personal. Integrasjonsoppsettet er ferdig!

8: Krav til data i UniEconomy

Følgende må være på plass for å få være gyldig i koblingen av ansatte for en unimicrointegrasjon:

  • Ansatt må ha Arbeidsforhold
  • Fordel at Ansatt har samme epost som i Sticos Personal. Gir automatisk match i ansattkoblingen i integrasjonsoppsettet.
  • Arbeidsforhold må være Ikke slettet, Ikke sluttdato eller sluttdato frem i tid
  • 100% stillingsprosent det vil si 37,5t per uke i “Stillingsmal”
  • Person må være lagt inn med referanse til Ansatt
  • Person må ha lagt inn Arbeidstid

 

9: Kjekt å vite:

Ved å trykke på «eksporterte fravær» i Personal, kan du ser en oversikt over fravær som er eksportert til UniTime. Her kan du også se om noen overføringer har feilet, dersom det hendt kan man velge å forsøke på nytt dersom man har gjort rettinger.

Name:
Email:
Subject:
Message:
x

Videoer

 
Sticos Personal - Onboarding
PRODUKTINFO

Les mer om de ulike modulene i personalsystemet

GÅ TIL PRODUKTSIDEN
Administrer lisenser

Her kan du bestille lisenser til alle modulene i Sticos Personal

GÅ TIL BESTILLING