Arkiv
Slik bruker du arkivet i Sticos Oversikt
I Sticos Oversikt har vært kunde sitt eget arkiv som du kan bruke som et vanlig arkivsystem.
Tilpasse mapper i arkivet
- Mappestruktren hentes ut fra det som er kopiert ut til kunder under Administrativt - Innstillinger - Arkiv.
- Du kan tilpasse hver enkelt kunde sitt arkiv med å legge til, og fjerne mapper.
- For å legge til flere hovedmapper, klikk Ny mappe.
- Skriv navnet på den nye mappen og klikk Enter.
- For å legge til undermapper, stå i en hovedmappe og klikk Ny mappe.
- Skriv navnet på den nye mappen og klikk Enter.
- For å slette en mappe i arkivet, stå i hoved- eller undermappen du ønsker å slette, og klikk Slett mappe.
Du kan ikke endre navn på mapper. Da må du slette den gamle og lage en ny.
Systemgenererte mapper
Noen mapper vil automatisk genereres i arkivet, ut i fra aktiviteter du utfører på kunden. Dette gjelder:
- Risikovurdering.
- Rutinevurdering.
- Kvalitetskontroll.
- Manuell ID kontroll og vedlegg på kontaktpersoner.
- Oppdragsavtaler.
Det er ikke mulig å slette dokumenter som ligger i systemgenererte mapper.
Last opp nye filer
Fra PC
- For å laste opp nye filer i arkivet fra din PC, velg ønsket kunde i kundevelgeren og gå til Arkiv.
- Velg mappen du ønsker å laste opp filen til.
- Velg Velg fil.
Fra malbiblioteket
- For å opprette nye dokumenter fra malbiblioteket i arkivet, velg ønsket kunde i kundevelgeren og gå til Arkiv.
- Velg mappen du ønsker å laste opp filen til.
- Velg Ny fil.
Laste ned filer fra arkivet
Du kan laste ned filer fra arkivet i Sticos Oversikt.
- For å laste ned fil fra arkivet, gå til Arkiv og ønsket kunde.
- Marker dokumentet du ønsker å laste ned.
- Velg Last ned.
Du kan markere flere dokumenter samtidig, eller klikke i øverste boks for å markere alle dokumentene i mappen du står i. Når du her velger Last ned så blir alle markerte dokumenter lastet ned på din PC.
Sletting av dokumenter
- For å slette dokumenter fra arkivet i Sticos Oversikt, velg ønsket kunde i kundevelgeren og gå til Arkiv.
- Marker dokumentet du ønsker å slette.
- Velg Slett.
Du kan ikke slette dokumenter i systemgenererte mapper. Dette inkluderer dokumenter du manuelt har lastet opp i den systemgenererte mappen.
Sending av dokumenter
Fra arkivet i Sticos Oversikt kan du sende alle typer dokumenter til kunde eller egne ansatte.
- For å sende et dokument, gå til Arkiv og ønsket kunde.
- Marker dokumentet du ønsker å sende.
- Klikk på Send.
- Legg inn mottaker(e) og klikk Send.
- E-posten blir sendt fra en no-reply e-post.
E-postloggen viser alle e-poster du har sendt ut til kunden. Klikk på de tre prikkene øverst til høyre i arkivet for å se e-postloggen.
Signering av dokumenter
Elektronisk signering av dokumenter i Sticos Oversikt starter i arkivet. Du kan bare sende ett dokument per signering, og det må være et pdf-dokument, max 15MB.
- For å sende et dokument til signering, gå til Arkiv og ønsket kunde.
- Marker dokumentet du ønsker å sende til signering.
- Klikk på Signer.
- Legg inn mottaker(e) og klikk Send.
For å bruke elektronisk signering trenger vi e-post og telefonnummer til signatarene. Dette kan legges inn på kontaktpersonene som ligger i kundekortet.
- Følg med på signeringsordren under menypunktet Signering. Les mer om elektronisk signering i Sticos Oversikt her.