Hovedadministrator og personer med rollen Brukeradministrator kan opprette grupper, endre roller på ansatte og gi grupper tilgang til håndbøker eller verktøy.
Hvorfor dele de ansatte inn i grupper?
Det er slett ikke sikkert dere trenger å dele de ansatte inn i grupper. Dersom dere ikke har behov for dette, så kan dere fint la alle ansatte være i hovedgruppen.
Gruppeoppsett kan passe for bedrifter med:
- Flere fysiske lokasjoner
- Ansatte med veldig forskjellige arbeidsoppgaver
- Juridiske enheter hvor rutinene viker vesentlig
- Forskjellige tariffavtaler
- SSO
- Komplisert selskapsstruktur
Har bedriften en eller flere av disse forutsetningene, kan det være fornuftig å dele opp de ansatte i grupper. I tillegg er det verdt å vurdere det hvis dere har HMS-modulen. I HMS-verktøyene kan det av og til være behov for å dele de ansatte opp etter avdeling, stillingsinstrukser, type oppgaver og så videre, for å sikre både GDPR og at ansatte og mellomledere kun ser det som er relevant.
Ansatte og grupper
Brukere som er lagt inn i Lisensoversikten vises på siden Ansatte og tilganger. Siden er default filtrert på kun brukere med lisens på Personal, men du kan også velge å vise alle som ligger i Lisensoversikten. Dette kan være nyttig hvis du skal sette opp gruppene før du tildeler lisens.
På fanen Gruppe kan du opprette grupper, legge til håndbøker for grupper, og legge til ansatte i grupper. Det finnes en hovedgruppe (Bedriftens navn), som alle brukere befinner seg i. Det er ikke mulig å fjerne brukere fra denne, men du kan velge å ikke ha noen håndbøker tilgjengelig for denne gruppa, og heller fordele brukerne utover andre grupper som har tilgang til håndbøker.
Dersom dere har flere typer håndbøker, eller de ansatte skal ha tilgang til forskjellig innhold, oppretter du grupper og gir gruppene de riktige tilgangene.
Eksempel: Alle ansatte skal ha tilgang til Personalhåndboka, men kun enkelte skal ha tilgang til Lederhåndboka:
Trykk på Legg til gruppe.
Gi gruppa et navn, f. eks Ledere, og gi tilgang til de aktuelle håndbøkene disse personene skal ha.
Trykk på Legg til under Ansatte, og legg til flere personer her.
Du kan gi disse personene flere roller for gruppa, dersom det er behov for det. Hvis du ikke gjør noen endring vil de få lesetilgang.
Trykk på rollen til personen for å endre.
Lag så mange grupper du trenger, f. eks en for ledere og en for ansatte.
Når du har opprettet de gruppene du trenger, vil du kanskje publisere håndbøkene og tildele lisenser.
Obs:
Når systemet opprettes for første gang, opprettes også en hovedgruppe. Alle brukere havner i denne gruppa, selv om du også gir dem en annen gruppetilhørighet i tillegg. Alle opprettede håndbøker havner også i denne gruppa, men kan velges bort.
Hvis det er noen håndbøker ikke alle brukere skal ha tilgang til, må disse håndbøkene fjernes fra hovedgruppa.
Tilgang til håndbøker krever også Lisens. Les mer om lisenstildeling her.
SSO
Store bedrifter kan oppleve at det er mye administrasjon rundt tilganger. Sticos anbefaler SSO til denne typen bedrifter. Dere kan da sette opp grupper i deres AD, som dere kan matche med grupper i Personal. Da kommer personene inn i riktig gruppe og får de riktige tilgangene den første gangen de logger inn.