Import fra Excel til Periode & År
Veiledning til hvordan man riktig importerer regnskapstall fra Excel, og en sjekkliste man kan følge dersom man får feil.
Import fra Excel for selskaper uten eget regnskapsprogram
For selskaper som ikke benytter et eget regnskapsprogram, er det mulig å opprette en Excel-fil for import til Periode & År.
Du kan:
- Importere inngående saldo for året
- Opprette posteringer under Årsoppgjør → Posteringsbilag
🔔 Viktig:
Ikke sett status til «Overført» eller «Bokført» på disse bilagene.
Dersom saldoen vises feil etter import og importkilden er satt til Excel, kan årsaken være at bilagene har feil status. Slik løser du det:
- Gå til Årsoppgjør → Posteringsbilag og sjekk om posteringsbilagene har status «Bokført». Endre status om nødvendig.
- Gå deretter til Innstillinger → Foretaksopplysninger.
- Huk av for valget som fjerner bilag med status «Overført» og «Bokført», og klikk Lagre.
- Deretter kan du aktivere systemposteringene på nytt. Da vil nye S-bilag med status «Ikke overført» bli generert.
Viktig å huske ved import fra Excel
Når du importerer data fra Excel til Periode & År, er det noen viktige ting du må passe på:
-
Filformat
Filen må lagres som en vanlig Excel-fil, det vil si at filnavnet skal slutte på .xlsx (ikke .xls eller andre formater). -
Format og oppsett
Excel-filen må følge et bestemt format. Hver rad representerer én konto, og følgende kolonner må være med:- Kontonummer – Ett regnskapskonto per rad (fra saldobalansen for aktuelt regnskapsår).
- Kontonavn – Navnet på kontoen, hentet fra regnskapssystemet (ERP-systemet).
- Årstall – Angir hvilket regnskapsår posteringen tilhører (kan være foregående og/eller inneværende år).
- UB Årstall – Utgående saldo for kontoen for det angitte året.
Kontonummer | Kontonavn | 2024 | 2023** ----------------------------------------------- 1100 | Bygninger | 100000 | 0 1150 | Tomter | 200000 | 200000
** Foregående år er valgfritt å inkludere i Excel-filen.
Husk at import fra Excel ikke inneholder transaksjonsdata – kun saldoer per år.
Dette gjør at import fra Excel er beregnet for Årsoppgjør, og lite relevant for Periodeavslutning.
Periode-modulen er i stor grad transaksjonsbasert, og funksjoner som balanseavstemming og transaksjonsanalyse vil i liten grad fungere når Excel-import benyttes i årsoppgjøret.
📥 Vi har lagt ved en mal du kan bruke ved import – husk å følge oppsettet nøye.
Feil ved import av Excel-fil? Sjekk dette 🔄
Ved import av data fra Excel kan små feil i filoppsettet føre til avvisning eller uventede resultater. Her er en sjekkliste med krav til hvordan filen må være bygget opp:
📌 Struktur og innhold
- Rad 1, celle A1 og B1 skal inneholde overskrifter: Kontonummer og Kontonavn.
- C1 og D1 må inneholde korrekt årstall i formatet ÅÅÅÅ (f.eks. 2023). Det må kun stå årstallet – ingen annen tekst.
- Det skal ikke være summeringslinjer, skillelinjer eller annen tilleggsinformasjon i Excel-filen.
- Rad 2 og nedover skal inneholde:
- Kontonummer
- Beskrivelse (kontonavn)
- Saldo
📝 Krav til dataene
-
Alle kontoer må ha en beskrivelse. Tomme felter er ikke tillatt.
-
Alle kontoer må ha en saldo. 0 er gyldig, mens tomme celler (blanke) er ikke gyldige.
-
Kontobeskrivelsen kan ikke kun inneholde tall.
Eksempel på ugyldig:1900 45 54875
Eksempel på gyldig:Bank 1900 45 54875 -
Ugyldige spesialtegn, for eksempel usynlige ASCII-tegn, støttes ikke. Vanlig tegnsetting (punktum, komma, bindestrek, osv.) går fint.
-
Ikke ha mellomrom foran kontonummer, kontonavn eller saldoverdier.
Andre mulige feil
- Duplikate kontonumre vil føre til at ingen kontoer blir importert. Importen feiler, og du vil få en feilmelding med oversikt over hvilke kontonumre som er duplikater.
- Filen må balansere. Importen fullføres selv om balansen ikke stemmer, men det vil oppstå differanser i saldobalansen som kan føre til feil og problemer videre i årsoppgjøret.
Tips: Bruk den vedlagte malen for å sikre korrekt struktur og innhold. Det gjør importen smidigere og reduserer risikoen for feil.
Gi beskjed hvis du ønsker denne teksten formet som hjelpeside, veiledning eller e-post.
PS: Du kan importere en "tom Excelfil" for å få startet årsoppgjøret. En saldobalanse må da posteres inn som tilleggsposteringer.
Skal du importere tall fra Excel i forbindelse med avvikende regnskapsår?
Ved import fra Excel må regnskapsperioden ha riktig format:
01.03.2022–28.02.2023
(OBS! Datoene her er kun eksempler.)
Pass på at regnskapsperioden er skrevet på denne måten i Excel-filen.
📌Se også denne artikkelen for mer informasjon om avvikende regnskapsår.
PS:
Filene du finner til nedlasting her er eksempelfiler.
Trenger du malfiler for 2024, 2025 eller senere, kan du enkelt endre årstallet i årskolonnen i filen.