Regnskapsfører skal vurdere de interne rutinene hos oppdragsgiver som er sentrale for utføring av regnskapsoppdraget. Regnskapsfører skal ha en risikobasert tilnærming til vurderingen. Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner i Sticos Oversikt tar utgangspunkt i hvilke oppdrag du har på den spesifikke kunden. Når en lager en oppdragsmal er det viktig å knytte denne til en oppdragskategori. Det er denne oppdragskategorien som er grunnlaget for hvilke rutineformål man får opp på hver kunde.
Om du opplever at du ikke får opp oppdrag du har laget på kunden under utførelse av rutinevurderingen, sjekk at oppdrag(ene) har oppdragskategori.
Kunderutiner
Når det er lagt til oppdrag på en kunde, vil du ha behov for å sikre at enkelte målsettinger med oppdraget blir oppfylt. Dette kaller vi et rutineformål, og skal beskrive hensikten med en rutine. Ved utføring av en rutinevurdering i Sticos Oversikt går du gjennom oppdrag for oppdrag for en spesifikk kunde. De tilgjengelige rutinene baseres på oppdragskategoriene som er knyttet til oppdragene. Standard rutineformålene og rutinebeskrivelsene tilpasses av Administrator eller Oppsettadministrator i Rutinebiblioteket.
- For å gjennomføre rutinevurdering av kunde i Sticos Oversikt, gå til Risiko og hvitvasking - Kunderutiner.
- Velg kunde i kundevelgeren øverst til høyre.
- Velg Sett i gang om du ikke har vurdert kundens interne rutiner tidligere.
Om du har vurdert kundens interne rutiner tidligere kan du starte en ny vurdering ved å klikke Ny rutinevurdering eller Kopier til ny.
Ved å velge Kopier til ny vil du kunne bruke forrige rutinevurdering som utgangspunkt for den nye.
- Klikk Ikke relevant hvis rutineformålet ikke er relevant for denne kunden.
- Ved rutineformålet kan det ligge en veiledning markert med et spørsmålstegn. Veiledningen gir relevant informasjon for den aktuelle rutinen. Veiledningen er kun et informasjonsfelt, og vil ikke vises i selve rutinevurderingen på kunden. Veiledningsteksten er brukerstyrt, og redigeres fra rutinebiblioteket.
- Hvert rutineformål har 1 eller flere rutinebeskrivelser. Disse beskriver hvilke ledd eller handlinger som skal til for å oppfylle rutineformålet. Det er viktig å tilpasse rutinebeskrivelsen så den reflekterer oppdragsgivers rutiner, og ikke bare er en generell mal. Vurder og tilpass hver rutine.
Les nedenfor under Rutinens oppbygning for hvordan de forskjellige elementene i rutinebeskrivelsen kan vurderes.
- Klikk deg videre til neste rutineformål.
- Når du når siste rutineformål i hver oppdragskategori har du mulighet til å legge inn Nytt rutineformål. Her kan du hente en eksisterende fra rutinebiblioteket, eller lage et helt nytt rutineformål.
- Jobb deg gjennom hvert rutineformål for hver oppdragskategori.
- Når du har vurdert alle rutineformålene kommer du til en oppsummeringsside hvor du kan legge inn en kommentar.
- Klikk Fullfør.
Når du har fullført vurderingen så lagres en Pdf i arkivet. En fullført rutinevurdering kan ikke redigeres, men du kan opprette en ny basert på den gjeldende. Pdf dokumentet kan printes.
Oversikt over utførte rutinevurderinger
- Du finner en oversikt over alle rutinevurderinger du har utført på kunden under Risiko og Hvitvasking - Kunderutiner.
- Nåværende rutinevurdering finner du under Nåværende. Om du ønsker å opprette en ny vurdering basert på gjeldende rutinevurdering, velg Kopier til ny.
- Hvis du har lagret et utkast av en rutinevurdering vil denne ligge øverst på siden, og du kan fortsette på denne ved å klikke Fortsett vurdering.
- Nederst på siden finner du alle arkiverte rutinevurderinger på kunden.
- Utkast, nåværende og arkiverte rutinevurderinger kan slettes ved å velge Slett. Denne handlinger sletter rapporten fra arkivet til kunde, og aktiviteten på siden Kunderutiner.
Sletting av rutinevurdering er permanent og dataen kan ikke gjenopprettes.
Rutinens oppbygning
Hvert oppdrag har forskjellige rutineformål, og hvert rutineformål har 1 eller flere rutinebeskrivelser. Disse beskriver hvilke ledd eller handlinger som skal til for å oppfylle rutineformålet. Det er viktig å tilpasse rutinebeskrivelsen så den reflekterer oppdragsgivers rutiner, og ikke bare er en generell mal.
- Ansvarlig angis med hvem som er ansvarlig for denne rutinen; kunden eller regnskapsforetaket.
- Tittel for rutinen er et beskrivende ord eller setning for denne rutinen.
- Beskrivelse er en utfyllende beskrivelse av handlingene som utgjør rutinen. Denne kan fylles ut med veiledning til utførelse, beskrivelse av systemer, kontaktpersoner, rekkefølger, varslingskanaler m.m.
- Risikoelement gjør at et risikoelement kan kobles til en rutine. Ved gjennomføring av risikovurdering vil det bli synlig hvilke rutiner som er knyttet til den enkelte risikoen. Det er mulig å knytte til flere risikoelementer.
- Rutinevurdering er en klassifisering av om rutinen er effektiv/tilfredsstillende/mangelfull.
- Effektiv: Indikerer at rutinene fungerer optimalt, er velorganiserte og oppnår de ønskede resultatene.
- Tilfredsstillende: Indikerer at rutinene oppfyller de nødvendige standardene og kravene, men det er fortsatt potensial for forbedring.
- Mangelfull: Indikerer at rutinene har klare mangler eller svakheter som påvirker nøyaktigheten eller effektiviteten.
Selv om rutineformål og -beskrivelser er ferdig utfylt, er det viktig at du tilpasser både formålet og/eller beskrivelsen til oppdragsgivers interne rutiner. Vær oppmerksom på at det kan finnes rutiner hos oppdragsgiver som ikke finnes i rutinebiblioteket. Disse rutinene må du i så fall legge til manuelt.
Se eksempler på rutineformål og -beskrivelser under. Her ser du veiledning som er lagt inn fra kvalitetsansvarlig i foretaket. Videre ser vi at den som har gjennomført rutinevurderingen har tilpasset rutinene til kunden.
