Rutinebiblioteket danner utgangspunktet for alle vurderinger av oppdragsgivers interne rutiner i Sticos Oversikt. Når biblioteket er ferdig tilpasset, vil du ha et godt utgangspunkt for å gjennomføre rutinevurdering av dine kunder. En må være Administrator eller Oppsettadministrator for å tilpasse rutinebiblioteket.
Les hvordan opprettelse av egenproduserte oppdragskategorier kan være nyttig for tilpassing av rutinebiblioteket her.
Rutineformål
Når det er lagt til oppdrag på en kunde, vil du ha behov for å sikre at enkelte målsettinger med oppdraget blir oppfylt. Dette kaller vi et rutineformål, og skal beskrive hensikten med en rutine.
Tilpass rutineformål
I rutinebiblioteket har Sticos lagt inn noen eksempler på rutineformål knyttet til de ulike oppdragskategoriene. Tilpass disse eksemplene til ditt regnskapsforetak og dine kunder.
- For å tilpasse rutineformålene i rutinebiblioteket, gå til Administrator - Bibliotek - Rutinebibliotek.
- Velg Rediger på rutineformålet du ønsker å tilpasse.
- Tilpass teksten på rutineformålet.
- Legg inn en veiledningstekst under Veiledning.
Under Veiledning kan du legge inn en veiledning til medarbeidere. Her kan du som kvalitetsansvarlig legge inn en lovtekst som underbygger hvorfor rutineformålet er viktig, eller veiledning i form av støttespørsmål slik at medarbeider enklere vet hva som skal kartlegges og vurderes av oppdragsgivers interne rutiner.
Veiledningen vises som et spørsmålstegn ved siden av rutineformålet. Veiledningen vil ikke være en del av vurderingen når man henter den ut i form av pdf.
- Klikk Lagre.
Opprette nytt rutineformål
- For å opprette nytt rutineformål i rutinebiblioteket, gå til Administrator - Bibliotek - Rutinebibliotek.
- Klikk Opprett nytt rutineformål.
- Velg oppdragskategori.
- Legg inn Rutineformål og eventuelt Veiledning.
- Klikk Lagre.
- Det nye rutineformålet vil nå være tilgjengelig under gjennomgang av kundens interne rutiner.
Slette rutineformål
- For å deaktivere de rutineformålene i rutinebiblioteket som ikke gjelder noen av deres kunder, gå til Administrator - Bibliotek - Rutinebibliotek.
- Klikk på Deaktiver i kolonnen til høyre på relevant rutineformål.
- Rutineformålet deaktiveres umiddelbart, men du kan når som helst aktivere den igjen ved å sortere på dine inaktive rutineformål.
Rutinebeskrivelse
For hvert rutineformål legges det til et sett med Rutinebeskrivelser. Disse beskriver hvilke ledd eller handlinger som skal til for å oppfylle rutineformålet. Dette kan være fra 1 til flere steg.
- Ansvarlig angis med hvem som er ansvarlig for denne rutinen; kunden eller regnskapsforetaket.
- Tittel for rutinen er et beskrivende ord eller setning for denne rutinen.
- Beskrivelse er en utfyllende beskrivelse av handlingene som utgjør rutinen. Denne kan fylles ut med veiledning til utførelse, beskrivelse av systemer, kontaktpersoner, rekkefølger, varslingskanaler m.m.
- Risikoelement gjør at et risikoelement kan kobles til en rutine. Ved gjennomføring av risikovurdering vil det bli synlig hvilke rutiner som er knyttet til den enkelte risikoen. Det er mulig å knytte til flere risikoelementer.
- Rutinevurdering er en klassifisering av om rutinen er effektiv/tilfredsstillende/mangelfull.
- Effektiv: Indikerer at rutinene fungerer optimalt, er velorganiserte og oppnår de ønskede resultatene.
- Tilfredsstillende: Indikerer at rutinene oppfyller de nødvendige standardene og kravene, men det er fortsatt potensial for forbedring.
- Mangelfull: Indikerer at rutinene har klare mangler eller svakheter som påvirker nøyaktigheten eller effektiviteten.
Tilpass rutinebeskrivelse
- For å tilpasse rutinebeskrivelsen til rutineformålet, gå til Administrator - Bibliotek - Rutinebibliotek.
- Klikk på pilen til venstre for rutineformålet for å se de forskjellige rutinebeskrivelsene knyttet til formålet.
- Her kan du redigere eller deaktivere aktive rutinebeskrivelser. Du kan også opprette ny rutinebeskrivelse nederst i listen.
- Du kan endre rekkefølgen på rutinebeskrivelsene ved å klikke helt til venstre for beskrivelsen, og dra den opp eller ned.