Hovedadministrator og personer med rollen Brukeradministrator kan tildele roller til personer i bedriften.
Det er fire roller i nye Personal
1. Leser
Alle som får tilgang til Personal får automatisk denne rollen. Personer med rollen Leser kan se forsiden med artikler som er publisert, og lese de håndbøkene og dokumentene de har fått tilgang til av administrator. En leser ser kun den øverste delen av menyen til venstre. Dersom dere har HMS, vil en Leser kunne se alle HMS-verktøy, men ikke redigere i dem. En Leser kan også sende inn Avvik.
2. Redaktør
En redaktør kan redigere og publisere håndbøker. Det er mulig å få rollen Redaktør direkte på sin bruker, da kan personen også opprette nye håndbøker og publisere nyheter. En person som kun har fått rollen Redaktør på en spesifikk håndbok, kan kun redigere og publisere i den.
Redaktør i hovedgruppa kan også laste opp dokumenter og definere synligheten av disse.
3. Brukeradministrator
En brukeradministrator kan gi ansatte roller, opprette grupper og gi grupper tilgang til ulike håndbøker.
4. Hovedadministrator
En Hovedadministrator kan se og gjøre alt i systemet, det vil si alt en Redaktør og en Brukeradministrator kan gjøre. I tillegg kan Hovedadministratoren sette opp alle HMS-verktøy og tildele ansvar i disse, og legge ut nyheter på forsiden.
I tillegg til disse rollene finnes det også en Lisensadministrator. Dette er ofte samme person som Hovedadministrator. Lisensadministrator kan godkjenne lisensvilkår, og redigere brukere på Lisensoversikten. Det er kun Lisensadministrator som kan legge til brukere i Håndbøker.
Slik gir du en person flere roller
Finn personen i Ansatte og tilganger og trykk på den.
Dette gir en overordnet rolle, det vil si at personen får denne rollen overalt i systemet, ikke bare på en spesifikk håndbok.
Trykk på rollen for å endre.
Endringen vil vises på Ansatte og tilganger.
Dersom personen ikke skal ha en overordnet rolle, men kun på en spesifikk håndbok, så det legges til i den aktuelle håndboka. Les mer om dette her.
HMS
Roller i HMS-verktøyene tildeles direkte i det aktuelle verktøyet. Det vil si at når du oppretter et nytt avviksskjema, definerer du hvem som skal kunne behandle den aktuelle avvikstypen.
Obs:
Det er generelt en fornuftig regel å begrense roller til noen få nøkkelpersoner i bedriften, så beholder du lett kontrollen over hvem som kan gjøre hva i systemet.