Kunden endrer organisasjonsnummer
Vi gjør oppmerksom på at ved et slikt bytte vil du miste koblinger mellom regnskapet og tidligere avstemminger. Derfor anbefaler vi å laste ned saldobalanse og tilhørende dokumentasjon fra Avstemming (se første punkt under).
- Når kunden får nytt organisasjonsnummer anbefaler vi å eksportere saldobalanse fra avstemming med tilhørende dokumenter og filer, og importere dette til arkivet i Sticos Oversikt (ikke arkivet i Avstemming).
- Opprett en ny klient med det nye organisasjonsnummeret under Kunder i Sticos Oversikt. Dette er nå en tom klient.
- Endre organisasjonsnummer på klienten i regnskapssystemet.
- Aktiver integrasjon på ny klient, sett oppstartsperiode januar for å få med all regnskapsdata i avstemming. Veiledning til hvordan sette opp ny integrasjon finner du her.
- Under Kunder i Sticos Oversikt, bytt organisasjonsnummer slik at den gamle klienten får det nye organisasjonsnummeret, den nye klienten får det gamle organisasjonsnummeret.
Nå vil den (gamle) klienten få det nye organisasjonsnummeret, med ny integrasjon mot ERP-systemet. På denne måten vil den gamle klienten (med det nye organisasjonsnummeret) ha aktiv integrasjon mot regnskapssystemet, og være klienten med historisk data i Sticos Oversikt.
- Deaktiver integrasjonen på den nyopprettede klienten (med gammelt organisasjonsnummer), og sett den inaktiv i Sticos Oversikt. Hvis du fortsatt vil ha tilgang til tidligere avstemninger, dropper du dette punktet. Du vil likevel ha dokumentasjon og saldobalanse lagret på den nye klienten (fra første punkt)
Kunden bytter regnskapssystem
Ved bytte av regnskapssystem, er det viktig å ha et tydelig skille på når man slutter å bruke det gamle regnskapssystemet, og går over til det nye. Når man har tatt i bruk det nye regnskapssystemet, må man opprette en ny integrasjon. Veiledning til dette finner du her.
Det er viktig å være bevist på hvilken oppstartsperiode du velger for integrasjonen. Hvis du bytter system ved overgang til nytt regnskapsår, setter du opp den nye integrasjonen fra januar i det nye regnskapsåret.
Dersom du bytter regnskapssystem midt i året (f.eks. 01. september), har du to valg:
- Velg oppstartsperiode på den aktuelle perioden hvor du starter å ta i bruk det nye systemet (f.eks. september). Gammel integrasjon vil da være aktiv frem til august, mens den nye integrasjonen vil være aktiv fra og med september. Altså vil posteringer som gjøres i gammelt system i eller etter september ikke bli overført til Sticos Oversikt og avstemming.
Dersom tallene som blir lastet inn ikke er korrekte, kan det være nødvendig å gjøre en fullsynkronisering etter ny integrasjon er satt opp. Dette gjøres der hvor du satte opp integrasjonen, ved å trykke på Synkroniser.
- Dersom du har overført all historikk fra inneværende år (eksempel: januar-august) fra det gamle regnskapssystemet over til det nye, kan du sette den nye integrasjonen aktiv fra januar. Merk at systemet vil tolke dette som helt nye transaksjoner, da de vil ha nye bilagsnummer i det nye regnskapssystemet. Det vil derfor bli avvik mot de tidligere avstemte tallene, og statuser og avstemminger vil endres. Selve dokumentasjonen (pdf-er og vedlegg) vil fortsatt ligge i arkivet i avstemming.
Ved overtakelse av kunder fra et annet regnskapsforetak.
Det er viktig å være oppmerksom på at valget for hvordan du oppretter IB i ERP-systemet vil påvirke hvordan tallene fremkommer i Sticos avstemming.
Ved overtakelse midt i regnskapsåret vil SAF-t fil være det beste alternativet.
Ved innleggelse av saldobalansen som en IB midt i året vil avstemming kun presentere balansekonti i saldobalansen, og du vil ikke få en fullstendig saldobalanse før neste år.
Endring av oppdrag eller oppdragsavtale
Ved endring av oppdrag hos kunde, kan du slette, opprette nytt eller redigere eksisterende oppdrag. Redigering av oppdrag kan du lese om her, og les her for hvordan opprette nye oppdrag.
Når det fysisk gjøres endringer på oppdrag hos kunde, vil ikke systemet markere eksisterende oppdragsavtale til å være i samsvar med oppdrag. Som regnskapsfører må du vurdere om det er nødvendig med en ny oppdragsavtale. Om dette ikke er nødvendig kan du manuelt markere at oppdragsavtalen er i samsvar med oppdrag. Les mer om dette her.
Fortsettelsesvurdering
Om det skjer endringer hos kunde eller internt hos regnskapsforetaket, kan du gjennomføre en fortsettelsesvurdering som tar for seg de samme punktene som en kundekartlegging, hvor du kan dokumentere at du fortsatt oppfyller kravene i god regnskapsføringsskikk.
- For å starte en fortsettelsesvurdering, gå til kundekortet
- Klikk Aktiv knappen.
- Hvis du har gjort en kartlegging på kunden tidligere, vil informasjon fra denne komme med på fortsettelsesvurderingen. Du blir guidet gjennom prosessen og du kan dokumentere og kommentere underveis. Les mer om punktene som også finnes i kartleggingsprosessen her.
- Basert på fortsettelsesvurderingen skal du beslutte om du kan fortsette oppdraget eller ikke. Denne vurderingen lagres som en pdf under kundeinformasjon på kunden, sammen med de opplastede dokumentene.
Redigere informasjon om kunde
For å redigere informasjon om kunde som ligger på kundekortet, går du til kundekortet og klikker Rediger der det er relevant.
Under Kundeinfo på kundekortet kan du trykke Oppdater kunde om det har skjedd oppdateringer i offentlig register. Merk at vi synker to ganger i uken, så om ikke riktig informasjon kommer umiddelbart, kan du vente et par dager før du forsøker på nytt. Eierstrukturen på kundekortet er hentet inn på grunnlag av aksjonærregisteret pr 31.12 og oppdateres i mai/juni året etter. Vet du at det er endringer, bruk kommentarfeltet til å dokumentere dette.
Avslutte kunde
Om du skal avslutte en kunde i Sticos Oversikt må du foreta en offboarding. Les mer om dette her.